Recouvrement amiable B2B : constituer le dossier
Recouvrement amiable B2B : vérifiez la créance, les échéances et les frais avant de relancer, mettre en demeure ou mandater un tiers.
Le tableau comptable montre une facture échue. Avant de transmettre le dossier au recouvrement, vérifiez que l’entreprise peut expliquer la commande, l’exécution, la date de paiement et le solde. Un dossier incomplet produit souvent une succession de relances qui ne résolvent pas le désaccord.
Vérifier la créance avant de réclamer
La DGCCRF rappelle les caractères de la créance à recouvrer : elle doit être certaine, liquide et exigible. Le recouvrement amiable peut être organisé en interne ou confié à un tiers ; l’exécution forcée relève d’un autre cadre, avec un titre exécutoire et les conditions correspondantes. Source : DGCCRF, recouvrement amiable.
Une vérification initiale doit donc écarter les factures payées mais mal affectées, les échéances non atteintes et les montants en attente de correction. Si le client a répondu, ouvrez d’abord le dossier de facture contestée.
Préparer un dossier transmissible
| Rubrique | Contenu utile |
|---|---|
| Parties | Identité exacte du débiteur et du créancier |
| Engagement | Commande, devis ou contrat et documents acceptés |
| Exécution | Livraison, réception ou prestations justifiées |
| Montant | Factures, avoirs, paiements et solde rapprochés |
| Échéance | Règle applicable et date calculée |
| Échanges | Contestation éventuelle et réponse apportée |
| Accessoires | Base et calcul des pénalités et indemnités |
| Mandat | Pouvoir du tiers et limites de son intervention |
Cette liste est une proposition d’organisation, pas un formulaire légal universel. Elle permet au responsable de décider si la prochaine étape est une explication, une négociation ou une demande formelle.
Calculer les accessoires selon leur fondement
Pour les opérations relevant de L. 441-10 du Code de commerce, les pénalités sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture, sans rappel préalable. Le taux prévu par les conditions de règlement est encadré par le texte ; à défaut, le régime légal s’applique. Vérifiez donc les délais de paiement B2B et les documents applicables avant tout calcul. Source : L. 441-10, II.
L’indemnité forfaitaire de recouvrement entre professionnels est de 40 euros dans son champ. Une indemnisation complémentaire suppose des frais supérieurs et une justification. Il ne suffit pas d’ajouter le tarif d’une société de recouvrement à toutes les factures ; les frais amiables obéissent à des règles et exceptions. Sources : DGCCRF et L. 441-10, II.
Choisir la démarche suivante
Une relance peut permettre de détecter une erreur d’adresse ou de circuit de validation. Elle ne doit pas être présentée comme une formalité toujours obligatoire avant une mise en demeure : Service Public distingue ces démarches. Source : relance et mise en demeure.
La mise en demeure doit être préparée selon l’effet recherché et le contrat. Identifiez la somme, son fondement, la demande précise et la preuve de transmission. Si un échéancier est négocié, faites apparaître son périmètre et le traitement des accessoires sans laisser un échange oral remplacer l’accord attendu.
Encadrer le prestataire de recouvrement
Remettez seulement les coordonnées et pièces nécessaires au mandat. Précisez qui valide une remise, un échéancier ou une action judiciaire. Contrôlez aussi le vocabulaire utilisé : un courrier amiable ne doit pas faire croire qu’une saisie a déjà été autorisée.
La clôture du dossier doit revenir à la comptabilité : paiement rapproché, solde expliqué, accord conservé et accès du prestataire ajusté. En cas d’échec, choisissez la procédure adaptée à la créance et au désaccord plutôt qu’une escalation automatique.
Si la voie amiable n’aboutit pas, examinez les conditions et le dossier d’une injonction de payer. La décision d’engager cette procédure doit s’appuyer sur les pièces de la créance, pas seulement sur le nombre de relances envoyées.
Ce qu’il faut retenir
- Vérifiez le solde et son exigibilité avant transmission.
- Documentez séparément principal, pénalités et frais.
- Distinguez relance, mise en demeure et exécution forcée.
- Fixez les pouvoirs du tiers et contrôlez la clôture comptable.
FAQ
Toute facture échue peut-elle être saisie immédiatement ?
Non. Une facture ne se confond pas avec un titre permettant l’exécution forcée.
Une relance préalable est-elle toujours obligatoire ?
Non. La démarche dépend du cadre applicable et de l’effet recherché ; elle reste souvent utile pour clarifier le dossier.
Le prestataire décide-t-il seul d’un abandon de dette ?
Son mandat doit préciser ses pouvoirs. Organisez une validation interne des concessions qui dépassent ce périmètre.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.