Archivage des contrats en ligne : seuil et durée
Archivage des contrats électroniques : seuil de 120 €, durée de dix ans et accès du client. Organisez la conservation sans tout garder.
Supprimer un compte client ne permet pas toujours de supprimer le contrat qui lui est associé. Pour certaines ventes conclues par voie électronique, le professionnel doit conserver l’écrit et pouvoir le restituer. Le déclencheur, le point de départ et l’accès du client méritent donc un paramétrage distinct de la base marketing.
Le seuil de 120 euros déclenche une obligation spécifique
L’article L. 213-1 du Code de la consommation prévoit la conservation de l’écrit constatant un contrat électronique et l’accès du cocontractant qui le demande. L’article D. 213-1 fixe le seuil à 120 euros : le montant égal à 120 euros est inclus. Ce guide applique ce régime aux contrats de consommation ; il ne transforme pas ce seuil en règle universelle de tous les contrats B2B. Sources : article L. 213-1 et articles D. 213-1 et D. 213-2.
Le montant porte sur le contrat. Ne le remplacez pas automatiquement par le prix de chaque ligne du panier ni par le montant de chaque échéance. Pour une offre récurrente complexe, qualifiez d’abord les engagements réellement conclus.
Dix ans, avec un point de départ à distinguer
D. 213-2 prévoit deux configurations :
| Situation | Conservation prévue |
|---|---|
| Livraison du bien ou exécution de la prestation immédiate | Dix ans à compter de la conclusion |
| Livraison ou exécution ultérieure | De la conclusion jusqu’à la livraison ou l’exécution, puis dix ans à compter de celle-ci |
Exemple hypothétique. Un contrat est conclu le 26 septembre et le bien est livré le 15 octobre de la même année. Le dossier est conservé dès la conclusion ; les dix années se calculent à partir du 15 octobre. Cet exemple illustre le texte, sans préjuger des interruptions, litiges ou autres obligations applicables à un dossier particulier.
Que doit contenir l’archive ?
L’objet est de retrouver l’écrit qui constate le contrat. Selon le parcours, il peut être composé de plusieurs pièces. La matrice suivante est une méthode documentaire, pas une liste légale exhaustive.
| Pièce | Utilité |
|---|---|
| Confirmation et contenu de commande | Identifier les engagements, le prix et les parties |
| CGV correspondant à la vente | Retrouver les clauses effectivement rattachées au contrat |
| Conditions particulières et annexes | Comprendre les adaptations propres à cette opération |
| Trace de conclusion | Relier les documents à la date et au parcours utilisés |
| Date de livraison ou d’exécution | Calculer le point de départ applicable |
Un export de la seule facture ne reconstitue pas nécessairement toutes les stipulations. De même, un dossier de contrat n’a pas à absorber toutes les conversations commerciales ou les données de navigation du client.
L’archivage à valeur probante traite la conservation et l’intégrité des pièces. Il faut aussi prévoir un index de recherche : une archive intègre mais introuvable reste inutilisable pour répondre au client.
Organiser l’accès même après fermeture du compte
L. 213-1 impose de garantir l’accès sur demande pendant la période applicable. Évitez donc un dispositif qui ne fonctionne qu’avec un compte client actif.
Prévoyez une procédure alternative auprès du service client : référence de commande, vérification proportionnée de l’identité, recherche du dossier et remise sécurisée. Une copie systématique de pièce d’identité n’est pas automatiquement nécessaire. L’enjeu est d’éviter la communication à un tiers tout en rendant l’accès effectif.
Informez également le client des modalités d’archivage et d’accès lorsque l’article 1127-1, 4°, du Code civil s’applique. Le guide des informations obligatoires de vente en ligne permet de replacer cette information dans le parcours.
Séparer l’archive des usages commerciaux
La CNIL distingue l’utilisation courante et l’archivage intermédiaire. Traduisez cette séparation dans les accès : les personnes chargées d’un litige ou de la restitution peuvent consulter l’archive selon leurs missions ; l’équipe commerciale ne doit pas réactiver toute la base pour prospecter.
Le RGPD reconnaît l’exception à l’effacement lorsque la conservation répond à une obligation légale, Art. 17(3)(b). Cette exception est ciblée : elle ne justifie pas la conservation de toutes les données du compte. Source : RGPD. Ajustez votre politique de durée de conservation des données par document et finalité.
Ce qu’il faut retenir
- Le régime étudié vise les contrats électroniques atteignant 120 euros.
- Distinguez conclusion immédiate et exécution ou livraison ultérieure.
- Conservez les pièces permettant de reconstituer le contrat.
- Maintenez une voie d’accès lorsque le compte client est fermé.
- Réservez l’archive à ses finalités ; elle n’est pas une base de prospection.
FAQ
En dessous de 120 euros, faut-il tout supprimer ?
Non. D’autres obligations ou besoins justifiés de preuve peuvent s’appliquer. Le seuil détermine ce régime spécifique, pas l’ensemble des règles comptables, fiscales ou de conservation.
Une facture suffit-elle comme archive du contrat ?
Pas nécessairement : elle peut ne pas contenir les conditions acceptées ni toutes les caractéristiques contractuelles. Examinez les documents qui constatent réellement les engagements de votre parcours de vente.
Le client doit-il conserver son compte pour demander le contrat ?
L’accès légal sur demande ne doit pas dépendre du maintien d’un compte actif. Prévoyez une procédure de recherche et de restitution adaptée aux anciens clients.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.