RGPD vétérinaire : dossiers, rappels et durées

Le dossier vétérinaire décrit un animal, mais il identifie aussi son détenteur, ses coordonnées et parfois sa situation personnelle. Le RGPD protège ces personnes. La santé de l’animal n’est pas, à elle seule, une donnée de santé humaine ; cela ne permet pas de traiter le dossier comme un fichier sans risque particulier.

Séparer les informations sur l’animal et sur les personnes

L’Art. 4(1) du RGPD vise les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; l’Art. 4(15) définit les données concernant sa santé. Un résultat biologique de l’animal ne devient donc pas une donnée de santé humaine du seul fait qu’il figure dans le logiciel. En revanche, le lien avec son détenteur, une adresse ou un impayé constitue une information personnelle. RGPD, Art. 4(1) et 4(15).

Des données sensibles humaines peuvent aussi entrer dans un dossier : par exemple, une note détaillant le handicap d’un client. La bonne réponse consiste d’abord à éviter ce détail s’il n’est pas nécessaire. S’il doit être traité, il faut examiner l’Art. 9, en plus de la base de l’Art. 6. On ne peut donc pas affirmer qu’un vétérinaire ne traite jamais de données sensibles. RGPD, Art. 6 et 9.

La méthode de séparation du dossier animal et des données du client aide à organiser les champs, les commentaires et les accès. Prévoyez aussi des personnes distinctes lorsque le payeur, le propriétaire, le détenteur et le contact d’urgence diffèrent.

Documenter les finalités du cabinet

Le responsable de traitement est l’acteur qui détermine les finalités et moyens essentiels. Identifiez la structure ou les professionnels concernés à partir de leur organisation réelle, notamment dans un réseau ou un exercice partagé.

Une relation avec une société d’élevage ne place pas automatiquement toutes les données de ses salariés sous l’Art. 6(1)(b) : ceux-ci ne sont pas nécessairement parties au contrat. Documentez la base pertinente, sans choisir une formule unique pour le logiciel entier.

Le secret professionnel prévu à l’Art. R242-33 V du Code rural s’ajoute à ces règles. Il ne dispense ni de l’information des personnes ni de la maîtrise des destinataires. Code rural, R242-33 V.

Identification I-CAD : informer et séparer les fichiers

L’identification légale concerne les chiens, chats et furets selon les conditions de l’Art. L212-10. L’arrêté du 9 novembre 2023 organise l’enregistrement et la protection des données du fichier national. Son Art. 10 prévoit la transmission, par la personne habilitée, du volet de pré-identification au gestionnaire ; l’Art. 35 précise les catégories enregistrées, dont les informations sur le détenteur. Arrêté du 9 novembre 2023, Art. 10 et 35.

Expliquez au client ce qui est transmis, dans quel but et à qui s’adresser pour corriger les informations. Le fichier national n’est pas une simple copie de sauvegarde du cabinet. Une demande adressée au cabinet doit être traitée pour ses propres données et orientée vers l’acteur compétent pour celles du fichier national, sans promettre un effacement global.

Le volet de pré-identification conservé par la personne habilitée l’est pendant au moins trois ans au-delà de l’année civile en cours, selon l’Art. 10. Les durées de l’Art. 36 pour le fichier national sont distinctes : ne les recopiez pas comme calendrier universel du cabinet.

Registres de médicaments : corriger la règle des cinq ans

L’Art. R5141-112 I du Code de la santé publique prévoit une conservation de dix ans pour les registres ou enregistrements de délivrance qu’il encadre. Lorsque le vétérinaire utilise les duplicatas d’ordonnances numérotées dans les conditions permettant de remplacer cette transcription, leur conservation suit les mêmes conditions. Le texte prévoit également des exigences de pérennité, d’intégrité et de disponibilité. CSP, R5141-112 I.

Il faut distinguer prescription, délivrance, dossier de soins et obligations du détenteur d’animaux. Une durée figurant dans un régime particulier ne doit pas être généralisée à tous les documents vétérinaires.

La fin du suivi ou le décès de l’animal doit déclencher une revue des usages, pas une suppression automatique des documents soumis à conservation. À l’inverse, une obligation sur le registre des médicaments ne justifie pas tous les commentaires du dossier ni toutes les listes commerciales. Consignez les échéances et les opérations de suppression dans une preuve d’effacement.

Distinguer rappel utile et promotion

Un rappel de rendez-vous nécessaire à son organisation n’a pas la même finalité qu’une campagne de produits. Pour les rappels de suivi, vérifiez le contenu, la base retenue, la fréquence et les attentes du client. Si vous invoquez l’intérêt légitime, documentez sa nécessité et la mise en balance ; ne présentez pas tout rappel de vaccination comme automatiquement exempt des règles de prospection.

Pour un courriel ou SMS commercial adressé à un particulier, le consentement préalable est le principe. L’exception relative aux clients exige notamment des coordonnées recueillies lors d’une vente ou prestation, des produits ou services analogues fournis par la même personne et une opposition simple offerte à la collecte puis à chaque envoi. L’achat d’une prestation ne permet pas de promouvoir indistinctement les produits d’un partenaire. CPCE, L34-5, alinéas 1 et 4.

Vérifiez les modèles de messages et les critères de sélection avant leur activation. Le guide sur la prospection commerciale et le RGPD complète ce contrôle du canal.

Encadrer les outils, les accès et les incidents

Un hébergeur agissant sur instructions peut être sous-traitant ; un professionnel autonome ou un organisme exerçant ses propres missions n’entre pas automatiquement dans cette catégorie. Appliquez l’Art. 28 aux relations qui relèvent réellement de la sous-traitance. Examinez les accès distants, les sauvegardes, les exports, les transferts et la restitution lors d’un changement de logiciel. RGPD, Art. 28(3) et 32(1).

La seule conservation de données de santé animale ne déclenche pas le régime HDS prévu pour certaines données de santé à caractère personnel par l’Art. L1111-8 du CSP. Cela ne dispense pas de sécuriser les informations humaines et les documents confidentiels. CSP, L1111-8 I.

L’obligation de DPO doit être examinée selon l’ensemble des critères de l’Art. 37(1), dont le suivi régulier et systématique à grande échelle. Elle ne peut être écartée par le seul argument « santé animale ». Une petite activité courante ne crée pas automatiquement cette obligation ; un réseau avec d’autres traitements exige une analyse propre.

En cas de violation, documentez les faits. La notification à la CNIL intervient, lorsque ses conditions sont réunies, dans les meilleurs délais et si possible sous 72 heures après connaissance ; l’information des personnes dépend du risque élevé et des exceptions. Préparez une procédure de réponse à une fuite de données, notamment pour un export clients ou un accès abusif au logiciel.

Ce qu’il faut retenir

• La santé animale et la santé humaine sont distinctes, mais un dossier peut contenir les deux.
• Le fichier du cabinet et le fichier national d’identification ont des responsabilités et durées propres.
• Le registre de délivrance visé par R5141-112 I se conserve dix ans.
• Les rappels doivent être qualifiés selon leur contenu réel.
• Secret, RGPD, sécurité et obligations professionnelles s’appliquent ensemble.

FAQ

Les informations médicales d’un animal sont-elles des données sensibles ?

Elles ne sont pas, à elles seules, des données de santé d’une personne physique. Toutefois, les données reliées au détenteur peuvent être personnelles et une note sur sa santé relève d’une analyse différente.

Le client peut-il obtenir la suppression de tout le dossier ?

Il peut demander l’effacement, mais les conditions et exceptions de l’Art. 17 s’appliquent. Les données nécessaires à une obligation légale de conservation ou à la défense de droits peuvent être conservées dans les limites justifiées, tandis que les données devenues inutiles doivent être supprimées.

Tous les documents vétérinaires se conservent-ils cinq ans ?

Non. Le registre de délivrance de R5141-112 I relève de dix ans, et les documents d’identification ont leurs propres règles. Le calendrier doit être établi document par document.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.