Registre unique du personnel : le tenir sans excès
Registre unique du personnel : mentions, accès et conservation. Une méthode pratique pour les PME et leurs responsables RH.
Un tableau partagé avec tous les managers peut être pratique pour suivre les effectifs. Il ne constitue pas, à lui seul, un registre unique du personnel correctement tenu. Pour une PME, les décisions utiles portent sur le contenu, l’intégrité des inscriptions et les personnes qui peuvent le consulter.
Ouvrir un registre par établissement
L’article L. 1221-13 du Code du travail impose le registre dans chaque établissement employant des salariés. Les inscriptions suivent l’ordre des embauches et sont faites à l’embauche, de manière indélébile. Stagiaires et volontaires en service civique figurent dans une partie spécifique. Source : articles L. 1221-13 à L. 1221-15-1.
Identifiez donc d’abord les établissements concernés et la personne chargée de chaque mise à jour. Un responsable central peut organiser le dispositif, mais doit pouvoir restituer le registre correspondant à chacun d’eux. La fiche officielle sur les registres obligatoires rappelle que l’obligation commence au premier salarié et signale certaines exceptions, notamment pour les associations utilisant le chèque-emploi associatif.
Construire les colonnes sans transformer le registre en dossier RH
Le tableau ci-dessous sert de grille de paramétrage. Les mentions varient selon la situation ; il ne faut pas remplir artificiellement toutes les colonnes pour chaque personne.
| Bloc | Informations à prévoir | Contrôle pratique |
|---|---|---|
| Identité | Nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe | Vérifier l’exactitude avant l’inscription |
| Emploi | Emploi, qualification, dates d’entrée et de sortie | Dater les changements au moment où ils surviennent |
| Contrat | Mentions CDD, temps partiel, apprentissage ou professionnalisation lorsqu’elles s’appliquent | Rapprocher du contrat signé |
| Mise à disposition | Statut temporaire ou groupement d’employeurs, identité et adresse de l’organisme concerné | Vérifier le document de mise à disposition |
| Autorisations | Autorisation d’embauche ou licenciement lorsqu’elle est requise ; références du titre de travail si nécessaire | Gérer séparément les annexes exigées |
| Stage | Dates de stage, tuteur et lieu de présence | Utiliser la partie spécifique |
Ces champs correspondent aux articles D. 1221-23, D. 1221-23-1 et D. 1221-25. Les copies de titres de travail et les justificatifs de détachement obéissent aux règles d’annexion des articles D. 1221-24 et D. 1221-24-1.
Le registre n’a pas à contenir le salaire, le diagnostic médical, les appréciations du manager ou les coordonnées bancaires. Ces informations relèvent, si leur traitement est justifié, d’autres espaces documentaires. C’est une application concrète de la minimisation des données : le RGPD, Art. 5(1)(c), limite les données à ce qui est nécessaire à la finalité. Source : RGPD.
Choisir un support qui protège les inscriptions
Pour une tenue informatique, vérifiez que l’outil restitue les mentions obligatoires sans difficulté et sans risque d’altération. L’article D. 8113-2 maintient les conditions de présentation et de conservation du registre remplacé. L’article D. 1221-27 prévoit également la transmission à l’inspection du travail de l’avis du CSE sur le support de substitution, lorsqu’un CSE est en place.
En pratique, privilégiez des droits d’écriture limités, un historique des corrections et un export lisible. Une sauvegarde du fichier est utile ; elle ne remplace pas le contrôle des modifications. Ces mesures sont des choix d’organisation à adapter à l’outil, pas une certification imposée par le Code du travail.
Fixer les accès et la sortie des données
Le registre doit rester disponible pour le CSE et les agents de contrôle compétents, conformément à L. 1221-15. Cet accès légal ne justifie pas un lien de partage ouvert à tous les salariés. Préparez une consultation dédiée et évitez d’y joindre le dossier RH complet.
L’article R. 1221-26 impose de conserver les mentions pendant cinq ans après le départ de l’établissement, y compris pour les stagiaires. Ce point de départ doit figurer dans votre règle de purge. Pour construire les autres échéances RH, le référentiel CNIL publié en avril 2026 aide à retrouver les textes applicables ; toutes ses lignes n’ont pas la même portée juridique.
Ajoutez ce traitement à votre registre des activités de traitement et expliquez-le dans l’information remise aux salariés. Le registre du personnel décrit des personnes et leurs entrées ; le registre RGPD décrit les traitements réalisés par l’entreprise.
Ce qu’il faut retenir
- Organisez un registre par établissement concerné, dès l’embauche.
- Utilisez les mentions prévues pour chaque statut ; gardez les autres données RH ailleurs.
- Protégez les inscriptions et organisez les accès légaux.
- Programmez la conservation des mentions à partir du départ de l’établissement.
FAQ
Un tableur suffit-il pour le registre du personnel ?
Le nom du logiciel ne détermine pas la conformité. Il faut notamment assurer les mentions requises, leur intégrité, leur consultation et les formalités relatives au support de substitution ; un fichier librement modifiable par tous pose donc difficulté.
Peut-on effacer le salarié dès son départ ?
Non : R. 1221-26 prévoit cinq ans après son départ de l’établissement. La fermeture de ses comptes informatiques peut intervenir plus tôt, selon une procédure distincte.
Faut-il demander le consentement du salarié ?
La tenue obligatoire du registre relève de l’obligation légale, Art. 6(1)(c) RGPD. Informez le salarié ; une autorisation de sa part n’est pas le fondement de cette inscription.
Recevez nos analyses pratiques de conformité dans la newsletter.
À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.