Numériser des archives : trier avant de scanner
Numérisation d'archives : triez les lots, préservez les échéances et contrôlez les copies avant toute destruction des originaux.
Un projet de numérisation promet de libérer des armoires. Il peut aussi créer une base interrogeable contenant des documents dont la conservation n’est plus justifiée. Le bon ordre consiste à décider du sort des dossiers, puis à numériser ceux qui doivent réellement être conservés.
Trier selon la finalité et l’échéance
L’Art. 5(1)(c)/(e) impose de limiter les données et leur durée de conservation. Changer de support ne crée pas une nouvelle finalité et ne remet pas à zéro les échéances. Source : RGPD.
Pour chaque lot, identifiez la catégorie documentaire, la date de référence, les obligations applicables, les litiges et le sort prévu. Si l’origine ou la date manque, placez le lot dans une file d’examen ; n’attribuez pas automatiquement la date du scan comme début de conservation.
| Lot | Décision avant numérisation |
|---|---|
| Dossiers encore utiles | Numériser les pièces nécessaires avec leur contexte |
| Échéance expirée, sans autre justification | Appliquer la procédure d’élimination autorisée |
| Pièces concernées par un contentieux | Préserver selon le gel documenté |
| Archives publiques | Appliquer les règles de sélection et d’élimination propres |
| Doublons | Identifier la copie de référence et le besoin résiduel |
Les archives publiques ne se détruisent pas sur la seule décision du chef de projet. Les Art. L. 212-2 et L. 212-3 du code du patrimoine organisent la sélection et l’accord avec l’administration des archives. Source : code du patrimoine.
Décider séparément du sort des originaux
La création d’un PDF n’autorise pas automatiquement la destruction du papier. Vérifiez les exigences de conservation, les besoins probatoires et les règles propres aux documents concernés.
L’Art. 1379 du code civil reconnaît la force probante de la copie fiable et définit les conditions de sa présomption de fiabilité ; si l’original subsiste, sa présentation peut être exigée. Un scan ordinaire ne démontre pas, par son seul format, que ces conditions sont satisfaites. Source : code civil, Art. 1379.
Préparer une chaîne de numérisation contrôlée
Attribuez un identifiant de lot, un bordereau d’entrée, des règles de manipulation et un contrôle de retour. Le prestataire doit recevoir des instructions sur les documents, les accès, les copies temporaires et les incidents. Lorsqu’il traite pour votre compte, l’Art. 28(3) s’applique à la relation.
Exemple hypothétique. Un lot contient des dossiers clients clos et des pièces d’un litige encore actif. L’équipe isole les pièces gelées, élimine selon la procédure applicable les documents arrivés à échéance et numérise le reste en conservant les dates d’origine.
La reconnaissance de caractères doit être examinée séparément : produire un texte intégral interrogeable augmente les possibilités d’accès. Le guide sur l’OCR et la minimisation aide à distinguer image, texte et champs utiles.
Prévoyez une remontée rapide si un carton ou un dossier manque pendant le transfert. L’analyse d’une perte de dossier papier doit partir du contenu et des conséquences possibles, même si aucun accès indu n’est établi.
Contrôler qualité, accès et métadonnées
Vérifiez les pages manquantes, les mauvais rattachements, les doubles faces, la lisibilité et la concordance avec le bordereau. Une erreur d’index peut exposer le dossier d’une personne dans celui d’une autre.
Les habilitations doivent correspondre au besoin actuel, pas reproduire par défaut l’accès de tous ceux qui pouvaient entrer dans la salle d’archives. Les archives intermédiaires exigent une consultation limitée aux finalités résiduelles.
Après acceptation du lot, traitez les copies du scanner, du prestataire, du contrôle qualité et des répertoires temporaires. Demandez des preuves adaptées de suppression chez le prestataire, sans confondre retour du papier et suppression des fichiers.
Ce qu’il faut retenir
- Le tri précède le scan et conserve les échéances d’origine.
- La destruction du papier appelle une décision juridique distincte.
- Contrôlez les index, l’OCR et toutes les copies de travail.
FAQ
Peut-on scanner tout le fonds avant de décider ?
Cela peut créer des traitements et copies inutiles. Commencez par un inventaire et une grille de tri ; isolez les lots nécessitant une expertise.
L’archivage numérique doit-il être accessible à toute l’équipe ?
Non. Les accès dépendent des finalités et du besoin d’en connaître, notamment lorsque les dossiers ne servent plus qu’à la preuve.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.