Droit d'accès : rechercher dans les archives papier
Rechercher les données personnelles dans des archives papier indexées, préparer les copies et tracer une réponse complète.
Une demande d’accès arrive alors qu’une partie des dossiers se trouve dans des cartons externalisés. Le logiciel ne contient que le numéro de boîte et une année. La recherche ne peut pas s’arrêter au portail numérique : il faut déterminer quelles archives entrent dans le périmètre, retrouver les dossiers et remettre les données dans une forme compréhensible et sûre.
Ce qu’il faut retenir
- Le RGPD couvre les traitements non automatisés de données contenues ou appelées à figurer dans un fichier.
- Un classement physique par nom, numéro ou autre critère peut donc entrer dans son champ.
- La réponse porte sur les données personnelles et les informations requises ; elle peut nécessiter des copies de documents pour rester intelligible.
- L’externalisation du stockage ne transfère pas au client la charge de retrouver lui-même ses données.
Déterminer quelles archives rechercher
L’article 2(1) inclut les traitements non automatisés de données contenues ou destinées à figurer dans un fichier. L’article 4(6) définit le fichier comme un ensemble structuré de données accessibles selon des critères déterminés, qu’il soit centralisé, décentralisé ou réparti. Le seul support papier n’exclut donc pas le RGPD. Texte du règlement.
Commencez par les index : inventaires de versement, références d’anciens contrats, numéros de dossier, registres de prêts et bordereaux du prestataire d’archivage. Recherchez également les anciens identifiants pertinents. Notre guide sur les demandes visant d’anciens identifiants complète cette étape.
Si un ensemble n’est pas structuré, appréciez sa situation concrète avant de conclure à son exclusion. D’autres droits d’accès peuvent exister selon le secteur et la nature des documents ; ce guide traite du RGPD.
Établir un plan de localisation
Exemple hypothétique : une société a fermé une agence, puis transféré ses dossiers à deux dépôts successifs. La demande porte sur une relation ayant traversé ces changements.
| Piste | Référence disponible | Vérification attendue |
|---|---|---|
| Application actuelle | Numéro client | Liens vers anciens dossiers |
| Ancien inventaire | Nom et année de clôture | Numéro de boîte et lieu initial |
| Bordereau de transfert | Référence de boîte | Dépôt actuel et éventuel reconditionnement |
| Registre des consultations | Date et emprunteur | Dossier temporairement sorti |
| Copie numérisée | Identifiant documentaire | Pages présentes et doublons |
Attribuez une personne à chaque recherche et notez le résultat, y compris négatif. Une absence dans le premier carton ne prouve pas l’absence de données. À l’inverse, n’affirmez pas que toutes les archives ont été retrouvées si un transfert demeure inexpliqué.
Préparer une copie utile sans altérer l’original
L’article 15(3) prévoit la fourniture d’une copie des données personnelles faisant l’objet d’un traitement. Dans l’arrêt C-487/21 du 4 mai 2023, la Cour de justice précise qu’une reproduction fidèle et intelligible peut nécessiter des extraits de documents, voire des documents entiers, si cela est indispensable à l’exercice effectif des droits. Ce n’est pas un droit automatique à l’original de chaque pièce. Arrêt C-487/21.
Numérisez ou reproduisez les éléments retenus avec un index : date, nature de la pièce, nombre de pages et explication des références obscures. Contrôlez la lisibilité, les versos, les annexes et les plis. Travaillez sur une copie pour les occultations, en préservant les originaux selon les règles applicables.
Les données de tiers appellent une appréciation concrète au titre de l’article 15(4). Une méthode d’occultation des tiers permet de concilier les droits sans refuser automatiquement le dossier entier.
Garder la maîtrise du délai et de la remise
Le délai ordinaire d’un mois prévu par l’article 12(3) ne commence pas à la livraison du carton. Une prolongation de deux mois peut être justifiée par la complexité ou le nombre de demandes ; la personne doit en être informée dans le premier mois, avec les motifs. Le coût ou la lenteur d’un prestataire ne crée pas un délai indépendant. RGPD, chapitre III.
Choisissez un canal de remise adapté à la sensibilité et au volume. Contrôlez l’identité de manière proportionnée, limitez les accès à la copie préparée et évitez les liens publics. Une consultation sur place peut être proposée lorsque pertinente ; elle ne doit pas remplacer arbitrairement le droit d’obtenir une copie.
Archivez la preuve de recherche et de remise dans la procédure des droits, sans conserver indéfiniment un duplicata complet uniquement pour prouver que vous avez répondu.
FAQ
L’archiviste peut-il répondre directement au demandeur ?
Cela dépend de son rôle et des instructions prévues. Pour un prestataire agissant comme sous-traitant, organisez son assistance et les conditions de remise ; ne laissez pas une transmission improvisée contourner les vérifications nécessaires.
Faut-il communiquer les annotations manuscrites ?
Elles peuvent contenir des données personnelles relevant du droit d’accès. Examinez leur contenu et leur contexte, ainsi que les droits de tiers, au lieu de les exclure à cause de leur forme.
Peut-on facturer la recherche dans les cartons ?
La première copie est en principe gratuite. L’article 12(5) encadre les demandes manifestement infondées ou excessives ; la difficulté logistique d’une recherche ne suffit pas, à elle seule, à établir cette exception.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.