Mobilité interne : partager un dossier avec mesure
Mobilité interne : sélectionnez les informations utiles au nouveau poste, encadrez les évaluations et révisez les habilitations.
Un salarié candidate à un poste dans une autre équipe. Le manager recruteur demande son dossier complet pour « gagner du temps ». La mobilité interne ne justifie pourtant pas de transmettre toutes les informations détenues par la paie, les RH et l’ancien responsable.
Définir le besoin du poste
Commencez par les compétences attendues, les missions et les conditions de travail. Rapprochez ensuite les informations disponibles : expériences, formations, réalisations et évaluations pertinentes. Les informations demandées au salarié doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’appréciation de ses aptitudes professionnelles selon L. 1222-2. Source : L. 1222-2.
Un arrêt de travail ancien ou un détail familial ne devient pas un critère de sélection parce qu’il se trouve déjà dans le système RH. Examinez les besoins d’organisation avec des questions appropriées au poste.
Composer un dossier de candidature limité
| Élément | Traitement proposé |
|---|---|
| Parcours et compétences | Sélectionner ce qui éclaire le poste visé |
| Formations | Retenir qualifications et besoins utiles |
| Évaluations | Vérifier pertinence, période et contexte |
| Rémunération | Limiter aux personnes qui préparent l’offre |
| Santé et aménagements | Utiliser le circuit adapté et les seules informations nécessaires |
| Données disciplinaires | Ne pas les inclure par défaut dans le dossier de sélection |
| Informations bancaires et fiscales | Les maintenir dans les fonctions administratives habilitées |
Cette grille est un point de départ pour une décision par catégorie. Elle ne constitue pas une autorisation générale de transmettre les éléments listés.
Encadrer les méthodes de sélection
L. 1222-3 impose une information préalable sur les méthodes d’évaluation professionnelle, la pertinence de celles-ci et la confidentialité des résultats. Une nouvelle série de tests ou un classement automatisé ne doit pas être introduit discrètement sous couvert de mobilité. Source : L. 1222-3.
Définissez qui consulte les évaluations professionnelles, comment les observations sont contextualisées et comment le salarié peut faire corriger une donnée inexacte. La CNIL rappelle que les commentaires doivent rester pertinents et que les supérieurs accèdent aux informations nécessaires à leurs fonctions.
Distinguer mobilité choisie et modification imposée
La candidature, la décision de sélection et la modification des conditions contractuelles sont des étapes différentes. Faites vérifier les changements de fonctions, de rémunération, d’horaires ou de lieu et les accords requis. Le guide de l’avenant au contrat aide à préparer cette formalisation.
La clause de mobilité porte sur un autre sujet : son existence ne permet pas de considérer toute évolution de poste ou tout changement de société comme déjà accepté.
Faire évoluer les accès au moment du changement
Préparez une date d’effet commune pour l’organigramme, les outils, les approbations et les dossiers. Retirez les droits liés à l’ancienne mission lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ; une passation temporaire doit avoir un périmètre et une fin. La CNIL recommande de supprimer les permissions devenues inutiles lors d’un changement de poste. Source : gestion des habilitations.
Le nouveau manager reçoit les informations utiles à l’accueil et au suivi. L’ancien n’a pas à conserver durablement une copie complète du dossier salarié pour une éventuelle question future.
Suivre la décision sans constituer une liste d’exclusion
Documentez les critères professionnels de sélection et les suites proposées. Une candidature non retenue peut conduire à une formation ou à une autre opportunité ; elle ne doit pas alimenter une étiquette permanente telle que « non mobile ». Fixez le sort des documents de sélection selon leur finalité.
À la date de mobilité, mettez également à jour l’annuaire interne et ses données visibles. Le nouveau rattachement doit être cohérent avec les coordonnées professionnelles et les droits d’accès réellement attribués.
Ce qu’il faut retenir
- Construisez le dossier à partir des besoins du poste.
- Informez sur les méthodes et limitez les destinataires.
- Formalisez les changements contractuels nécessaires.
- Retirez les accès devenus inutiles à la date de mobilité.
FAQ
Un manager peut-il consulter tout le dossier avant un entretien ?
Son besoin doit être défini et limité. L’accès technique disponible ne suffit pas à justifier la consultation.
Faut-il conserver tous les anciens droits pendant la passation ?
Déterminez ceux qui restent temporairement nécessaires et leur date de retrait.
Un refus de candidature autorise-t-il une mention permanente dans le SIRH ?
La donnée doit rester pertinente, contextualisée et conservée pour une finalité justifiée, pendant une durée adaptée.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.