Annuaires internes : choisir les données visibles
Annuaire interne : choisissez les champs utiles, rendez la photo facultative et révisez les accès lors des arrivées et des départs.
L’annuaire interne sert à trouver le bon interlocuteur. Il n’a pas vocation à reproduire toutes les informations présentes dans le SIRH. Avant de synchroniser les fiches, décidez quelles coordonnées chaque public doit réellement voir et comment les changements seront répercutés.
Définir le service rendu
Décrivez les recherches attendues : trouver un service, joindre une personne ou identifier le responsable d’une mission. Cette finalité permet de sélectionner nom professionnel, fonction, rattachement et coordonnées de travail. Elle ne justifie pas automatiquement domicile, téléphone privé ou date de naissance complète.
L’article 5(1)(c) du RGPD impose de limiter les données au nécessaire ; l’article 6(1) demande un fondement adapté. Le consentement ne doit pas être choisi par réflexe pour toutes les informations nécessaires à l’organisation du travail. Source : RGPD, articles 5 et 6.
Choisir les champs et leur visibilité
| Champ | Décision à prendre |
|---|---|
| Nom et fonction | Forme utile pour retrouver l’interlocuteur |
| Service et site | Niveau de précision nécessaire |
| Courriel professionnel | Public interne autorisé et usages prévus |
| Téléphone professionnel | Ligne directe ou accueil selon le besoin |
| Photo | Modalité facultative et retrait simple |
| Compétences | Informations professionnelles validées par le circuit retenu |
| Coordonnées privées | Exclure par défaut de l’annuaire général |
Cette grille est une proposition d’organisation. Un annuaire d’urgence réservé à certaines personnes poursuit une finalité différente de l’annuaire visible par tous.
La CNIL présente la photographie destinée aux annuaires internes et organigrammes comme facultative. Prévoyez donc une fiche utilisable sans photo et un mécanisme permettant de traiter sa suppression. Source : CNIL, gestion du personnel.
Définir les publics au-delà du mot « interne »
Un espace peut être accessible aux salariés, aux stagiaires, aux prestataires et aux sociétés d’un groupe. Ces publics n’ont pas nécessairement besoin des mêmes champs. Vérifiez également les exports, applications mobiles et outils de collaboration qui recopient les fiches.
Les habilitations doivent correspondre aux missions ; la CNIL recommande leur validation et leur retrait lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Une authentification à l’intranet ne justifie pas à elle seule l’accès à tous les répertoires. Source : gestion des habilitations.
Distinguez cet usage d’un annuaire professionnel publié à l’extérieur, qui crée une exposition et un circuit de correction différents.
Préparer une synchronisation contrôlée
Identifiez la source de chaque champ et la personne chargée de la correction. Un champ unique « téléphone » employé pour la paie, l’urgence et la publication favorise les erreurs. Séparez les usages avant de brancher une synchronisation automatique.
Lors d’une mobilité interne, mettez à jour fonction, service, responsable et droits. Lors d’un départ, organisez la fin de visibilité selon le besoin restant et les messages de contact utiles, sans laisser une fiche active indéfiniment.
Informer et traiter les demandes
L’information des salariés doit décrire cet usage, les destinataires, la conservation et les droits pertinents. Une possibilité de modifier sa fiche ne remplace pas l’information prévue par les articles 13(1) et 13(2) du RGPD. Source : RGPD, article 13.
Après une correction, contrôlez aussi les copies dérivées. Une adresse privée retirée de la source mais encore visible dans un export reste un problème à traiter.
Ce qu’il faut retenir
- Construisez l’annuaire autour des recherches utiles.
- Séparez coordonnées de travail et données privées.
- Définissez les publics et les copies autorisées.
- Synchronisez mobilité, départ et corrections.
FAQ
La photographie peut-elle être obligatoire pour tout annuaire ?
La CNIL la présente comme facultative pour cet usage. Un autre dispositif ayant une finalité différente exige sa propre analyse.
Peut-on publier le téléphone personnel pour faciliter les urgences ?
Le besoin d’urgence doit être traité dans un circuit spécifique et proportionné, sans exposition générale automatique.
L’annuaire du groupe est-il identique à celui de l’employeur ?
Les destinataires sont différents. Examinez les champs, le périmètre de partage et l’information correspondante.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.