Équipe commerciale : importer un carnet d'adresses ?
Carnet d'adresses commercial : triez les contacts avant l'import CRM, conservez le contexte professionnel et excluez les coordonnées sans usage justifié.
Un commercial souhaite importer tout son carnet d’adresses dans le CRM de l’entreprise. Il contient des prospects, d’anciens collègues, des amis et des contacts de fournisseurs. La facilité de synchronisation ne démontre pas que l’entreprise peut exploiter toutes ces coordonnées à des fins de prospection.
Trier par origine et contexte
La finalité et le fondement doivent être déterminés avant l’import, conformément aux Art. 5(1)(b) et 6(1) du RGPD : principes du règlement. Cet article traite les contacts commerciaux de tiers ; il ne porte pas sur la gestion des données du salarié.
| Catégorie du carnet | Question avant import |
|---|---|
| Prospect ayant demandé un suivi à l’entreprise | Quelle demande et quelle information sont documentées ? |
| Contact professionnel rencontré dans un autre contexte | L’usage par cette entreprise correspond-il à ses attentes ? |
| Contact personnel | Existe-t-il un besoin professionnel justifié ? |
| Ancien client d’une autre société | La transmission et la réutilisation sont-elles permises ? |
| Coordonnée sans origine retrouvable | Comment établir un fondement et informer correctement ? |
N’importez pas d’abord pour trier plus tard : le transfert vers le CRM et ses intégrations constitue déjà une opération de traitement.
Le B2B ne rend pas le carnet librement exploitable
La CNIL sur la prospection électronique professionnelle envisage l’intérêt légitime lorsque le message est lié à l’activité professionnelle, avec information et opposition. Une adresse professionnelle ne dispense pas de vérifier l’origine, le contexte et la pertinence du message.
Le guide de la prospection commerciale permet de définir les usages admis. Une autorisation donnée à une autre entreprise ne doit pas être recopiée comme consentement à la vôtre.
Préparer un import limité
Demandez une sélection des contacts justifiés et seulement les champs utiles : coordonnées professionnelles, fonction et contexte pertinent. Écartez les anniversaires personnels, les commentaires confidentiels et les champs issus d’une synchronisation privée sans nécessité commerciale.
Lorsque les données ne sont pas recueillies directement auprès de la personne, examinez les Art. 14(1), 14(2) et 14(3), notamment sur la source et l’information : texte officiel. Une note interne indiquant « carnet du commercial » ne remplace pas l’information de la personne.
Contrôler les connexions automatiques
Vérifiez si la synchronisation continuera à envoyer de nouveaux contacts après le premier import. Séparez les espaces personnels et professionnels lorsque nécessaire. Dans le CRM, empêchez qu’une simple création de fiche active une newsletter ou une audience publicitaire.
Conservez une fiche de lot avec la sélection, le contexte, les exclusions et le responsable de validation. Les personnes déjà opposées doivent rester exclues, même si le commercial les connaît ; notre guide de l’article 21 précise l’effet du refus.
Le parrainage par email permet d’examiner un parcours de recommandation limité, sans importer tout le carnet.
Ce qu’il faut retenir
- Sélectionnez les contacts avant la synchronisation.
- Justifiez l’usage par l’entreprise, pas seulement la connaissance personnelle.
- Vérifiez les imports futurs et les campagnes déclenchées à la création de fiche.
FAQ
La déclaration du commercial suffit-elle à établir le consentement ?
Elle peut apporter du contexte, mais ne transforme pas chaque contact en abonné. Lorsque le consentement est invoqué, sa réalité et sa portée doivent pouvoir être démontrées.
Faut-il supprimer tous les contacts personnels du téléphone ?
Le sujet est leur transmission et leur usage dans la base de l’entreprise. Limitez l’import au périmètre professionnel justifié et organisez les outils sans collecte indiscriminée.
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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.