Liste des inscrits : qui peut voir les participants ?
Annuaire d'événement : choisissez qui voit les inscrits, limitez les profils et contrôlez les exports, l'indexation et les accès après la rencontre.
La plateforme événementielle propose un annuaire des inscrits. Activé par défaut, il peut montrer à tous les participants les employeurs, fonctions et coordonnées de chacun. La promesse de faciliter les rencontres ne justifie pas nécessairement cette visibilité complète.
Définir un niveau de visibilité par usage
L’Art. 25(2) du RGPD demande une protection par défaut adaptée, notamment sur l’accessibilité des données. Le texte officiel invite à concevoir les paramètres avant l’ouverture des inscriptions. Un profil utile à l’accueil et un profil visible par les autres participants n’ont pas le même périmètre.
| Destinataire | Informations à examiner |
|---|---|
| Équipe d’accueil | Identité et statut d’inscription nécessaires |
| Participants connectés | Profil limité utile aux rencontres annoncées |
| Exposants et sponsors | Accès justifié pour leurs opérations, sans export général implicite |
| Internautes non inscrits | Aucun annuaire public par simple défaut technique |
| Prestataire | Accès nécessaire à ses instructions et fonctions |
Cette matrice est une proposition de configuration. Justifiez chaque champ visible, notamment le téléphone, l’email et les informations d’intérêt professionnel.
Informer avant de rendre un profil visible
L’inscription doit expliquer l’annuaire, ses destinataires, sa durée et les possibilités de gestion du profil. Organisez les informations requises par les Art. 13(1) et 13(2) : texte du RGPD. Notre guide de l’information lors de la collecte aide à placer ces éléments avant la confirmation.
Si la visibilité repose sur le consentement, ne la préactivez pas en cachant le choix dans des réglages ultérieurs. Si un autre fondement est retenu, documentez sa nécessité et les garanties. Un annuaire destiné à favoriser les échanges ne doit pas être confondu avec une cession de prospects aux partenaires.
Contrôler les accès réels
Utilisez des profils de démonstration : visiteur anonyme, inscrit, sponsor et administrateur. Vérifiez les pages accessibles, les exports, les résultats de recherche et les liens partagés. Une page sans lien dans le menu peut rester accessible ; un réglage d’indexation ne remplace pas un contrôle d’accès.
Examinez les demandes de mise en relation. Il peut être préférable de permettre un premier message dans la plateforme plutôt que d’afficher toutes les coordonnées. Documentez aussi les fonctions permettant de télécharger les profils en masse, si elles existent, sans supposer qu’un abonnement partenaire autorise leur usage.
Le guide du formulaire conforme complète la collecte ; celui de la génération de leads permet de traiter séparément les suites commerciales.
Fermer ce qui n’est plus nécessaire
Prévoyez dès le départ le terme des accès et le devenir des profils après l’événement. Retirez les droits des prestataires temporaires et examinez les exports remis aux destinataires. Une nouvelle édition ne justifie pas automatiquement la réactivation de tous les profils précédents.
Les invitations calendrier peuvent elles aussi révéler des adresses, même si la liste publique reste masquée.
Ce qu’il faut retenir
- Séparez la fiche d’inscription du profil visible.
- Examinez les accès par rôle et les exports, pas seulement l’écran principal.
- Définissez la durée de l’annuaire avant son activation.
FAQ
Peut-on publier seulement le nom et l’entreprise ?
Ces éléments peuvent identifier une personne et nécessitent toujours une justification. Leur nombre limité réduit les données exposées sans supprimer le besoin d’information et de fondement.
Un fichier réservé aux sponsors est-il un annuaire privé sans risque ?
L’accès restreint ne détermine pas à lui seul la licéité de la transmission ou de la prospection. Examinez les usages réels de chaque destinataire.
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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.