Demande d'un assureur : sélectionner les justificatifs
Dossier de sinistre : choisissez les justificatifs utiles à l'assureur, protégez les tiers et encadrez les pièces de santé.
Après un sinistre, l’assureur demande des factures, photographies et témoignages. Une entreprise peut être tentée de transmettre le dossier opérationnel complet pour accélérer l’indemnisation. Pourtant, chaque pièce doit établir un fait utile au sinistre, sans exposer au passage les personnes étrangères à l’événement.
Définir ce que la pièce doit prouver
Commencez par la liste des questions : réalité du dommage, chronologie, montant, propriété du bien, circonstances et responsabilité éventuelle. Reliez chaque pièce à l’une de ces questions. Une demande de « tous les éléments utiles » ne dispense pas d’identifier ceux qui le sont réellement.
Les Art. 5(1)(b)/(c) et 6(1) encadrent la finalité, la minimisation et la licéité de la transmission. Un contrat entre deux sociétés ne permet pas d’invoquer automatiquement l’Art. 6(1)(b) pour toutes les personnes dont les données figurent au dossier : cette base vise un contrat auquel la personne concernée est partie. Source : RGPD.
L’intérêt légitime peut devoir être examiné pour une transmission nécessaire à la gestion ou à la défense des intérêts de l’entreprise, avec la mise en balance requise. Une obligation légale spécifique peut aussi intervenir. Consignez la justification adaptée, au lieu d’utiliser « demandé par l’assureur » comme base légale.
Préparer un bordereau plutôt qu’un export global
| Pièce | Utilité | Vérification avant remise |
|---|---|---|
| Facture du bien endommagé | Valeur ou acquisition | Données étrangères au sinistre |
| Photographie des lieux | Nature du dommage | Visages, écrans et documents visibles |
| Extrait d’historique technique | Chronologie | Période et identifiants nécessaires |
| Témoignage | Faits observés | Données de tiers et assertions non vérifiées |
| Document médical | Préjudice corporel | Fondement, destinataire habilité, canal distinct |
Les captures destinées à un tiers doivent être vérifiées au-delà de la zone d’intérêt. Gardez les originaux lorsque leur conservation est justifiée ; produisez une version de communication expurgée sans altérer la valeur probante des éléments nécessaires.
Isoler les données de santé
Une pièce révélant un état de santé relève aussi de l’Art. 9. La nécessité contractuelle ou l’intérêt légitime ne suffit pas : une exception du paragraphe 2 doit être applicable. La CNIL distingue notamment les régimes de protection sociale, le consentement explicite dans d’autres cas et la défense de droits en justice. Source : CNIL, minimisation dans l’assurance.
Ne transformez pas l’Art. 9(2)(f) en autorisation générale pour tout dossier d’assurance. Vérifiez le lien avec la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice et la nécessité des données. Le secret médical et les règles professionnelles restent à respecter indépendamment de cette analyse.
Lorsque le circuit approprié permet à la personne de remettre une pièce directement à un interlocuteur habilité de l’assureur, l’entreprise n’a pas nécessairement besoin d’en conserver une copie. Ne faites pas circuler le dossier médical dans une boîte commune de gestion du sinistre.
Identifier tous les destinataires
Assureur, courtier, expert et avocat peuvent intervenir avec des missions et des rôles différents. Vérifiez à qui la pièce doit être adressée et dans quel but. La profession du destinataire ne suffit pas à établir qu’il agit comme sous-traitant de l’entreprise.
Exemple hypothétique. Un dégât matériel a endommagé une armoire contenant des dossiers. L’expert doit constater les dommages physiques. Il n’a pas pour autant besoin d’ouvrir les dossiers nominatifs ; des photographies cadrées et un inventaire approprié peuvent documenter le préjudice.
Le guide de l’accord entre responsables distincts aide à clarifier les transmissions récurrentes, sans imposer cet accord pour chaque envoi ponctuel.
Fermer le circuit lorsque le sinistre est traité
Conservez une trace des pièces remises, des destinataires et des motifs de conservation. Les besoins liés au contrat, aux recours et aux prescriptions doivent être examinés pour le dossier concerné : ne fixez pas une durée unique à partir de la seule date de l’incident.
Retirez les accès temporaires et révisez les exceptions de conservation. Un contentieux peut justifier la préservation de certaines preuves, avec un accès limité ; il ne justifie pas de maintenir toute la base de travail accessible à tous.
Ce qu’il faut retenir
- Reliez chaque pièce à un fait nécessaire à l’instruction du sinistre.
- Analysez séparément les données de santé et les secrets applicables.
- Vérifiez les destinataires et fermez les accès temporaires.
FAQ
L’assureur peut-il recevoir une base clients complète ?
Une demande doit être justifiée par le besoin précis. Un extrait ou des justificatifs ciblés suffisent souvent ; la totalité ne doit pas être transmise par facilité.
Peut-on masquer les noms dans toutes les pièces ?
Pas si l’identité est nécessaire à l’instruction ou à la preuve. Il faut retirer les données inutiles sans rendre les éléments pertinents incompréhensibles ou trompeurs.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.