RGPD opticien : ordonnances, accès et conservation
Opticien : protégez les ordonnances, vérifiez leurs durées de conservation, les échanges de tiers payant et les conditions des relances.
- Identifier les traitements et les acteurs
- Un dossier de lunettes, trois décisions différentes
- Conserver l’ordonnance selon la situation prévue
- Maîtriser les échanges d’ordonnances et de tiers payant
- Vérifier l’hébergement et les droits d’accès
- Relances : vérifier le contenu, le canal et les données
- Ce qu’il faut retenir
- FAQ
Un magasin d’optique utilise des données de santé pour délivrer un équipement et des coordonnées pour gérer sa relation commerciale. Ces usages doivent rester distincts. La correction visuelle nécessaire à la prise en charge ne devient pas librement disponible pour une campagne de renouvellement.
Identifier les traitements et les acteurs
L’ordonnance, la correction et l’historique visuel peuvent révéler l’état de santé d’une personne. Leur traitement nécessite une base de l’Art. 6(1) du RGPD et une exception de l’Art. 9(2). Pour une prise en charge sanitaire dans les conditions prévues par le texte, l’Art. 9(2)(h), lu avec l’Art. 9(3), peut permettre le traitement sans consentement explicite. Cela ne couvre pas automatiquement une utilisation publicitaire. RGPD, Art. 6 et 9.
La CNIL confirme que le consentement n’est pas nécessaire pour la collecte et la conservation indispensables au diagnostic et à la prise en charge. Elle rappelle aussi la disparition des déclarations courantes pour les activités professionnelles concernées, dont l’optique. L’absence de déclaration ne supprime pas la documentation de conformité. CNIL, professionnels de santé libéraux.
Identifiez l’entité qui décide des finalités et moyens essentiels. En réseau, franchise ou groupe, les décisions du magasin et de la tête de réseau doivent être examinées concrètement. Un prestataire de paiement, une complémentaire santé et un hébergeur n’ont pas nécessairement le même rôle. La qualification des responsabilités conjointes se documente lorsque plusieurs acteurs prennent ensemble les décisions déterminantes.
Un dossier de lunettes, trois décisions différentes
Exemple fictif. Le magasin indépendant Rive Optique reçoit Élise, 35 ans, pour une délivrance de verres prescrits par un médecin. L’ordonnance est sur papier et aucune adaptation n’est réalisée par l’opticien. Élise fournit son numéro de téléphone pour être prévenue lorsque l’équipement sera prêt. Elle ne souhaite pas recevoir de publicité.
Pour réaliser la commande et délivrer l’équipement demandé, le magasin retient la nécessité contractuelle de l’Art. 6(1)(b), dans la limite des données nécessaires, et l’exception sanitaire de l’Art. 9(2)(h) dans les conditions de secret prévues au paragraphe 3. La copie d’ordonnance obéit en outre au régime particulier expliqué ci-dessous. Le logiciel doit distinguer cette justification de celle des obligations de facturation ; cocher « contrat » pour tout le dossier serait trop large.
La répartition proposée pour ce magasin est la suivante :
| Opération | Données et destinataire | Décision renseignée |
|---|---|---|
| Préparer les verres | Prescription et mesures nécessaires accessibles au professionnel chargé de la délivrance | L’historique de santé sans rapport avec l’équipement n’est pas demandé |
| Suivre la commande | Référence, coordonnées utiles et état de préparation accessibles à l’accueil | L’accueil peut annoncer la disponibilité sans consulter la correction détaillée |
| Informer Élise | SMS de disponibilité au numéro qu’elle a fourni | Message limité à la commande, sans diagnostic ni offre promotionnelle |
| Traiter le tiers payant | Données nécessaires au destinataire habilité pour cette opération | Pas de transmission automatique de tout l’historique visuel |
| Préparer une campagne | Fichier commercial et préférences distincts | Élise est exclue ; sa correction n’est pas exportée vers l’outil d’envoi |
Le message de disponibilité peut simplement annoncer : « Votre commande est prête au magasin Rive Optique. Vous pouvez venir la retirer aux horaires habituels. » Cette rédaction illustrative évite de faire apparaître une correction sur l’écran verrouillé du téléphone. Elle ne devient pas une autorisation de contacter n’importe quel numéro : le magasin vérifie avec Élise le contact à utiliser, notamment si plusieurs membres de la famille partagent un téléphone.
La facture reste traitée selon ses obligations propres. Elle peut elle-même révéler des informations de santé : l’étiquette « comptabilité » n’écarte pas automatiquement l’Art. 9. Le magasin conserve donc ses accès maîtrisés même après la remise des lunettes. Il ne transforme pas la facture archivée en fiche de ciblage.
Traduire ces décisions dans une instruction au logiciel
Le responsable du magasin peut remettre à son éditeur une demande précise : l’export commercial ne contient ni prescription, ni correction, ni motif de prise en charge ; les clients opposés à la prospection n’y figurent pas. Il demande aussi de séparer les droits de l’accueil et ceux des professionnels habilités, y compris pour les téléchargements et l’accès du support.
La preuve attendue est une description des champs exportés et des habilitations, complétée par un contrôle sur des dossiers fictifs. Ce contrôle est à réaliser : il n’est pas présenté ici comme un essai effectué. Si l’éditeur ne permet pas de déterminer le contenu de l’export, le magasin ne transmet pas le fichier au prestataire commercial. Il fait préciser le périmètre ou prépare un export limité dont il peut examiner les colonnes et les destinataires.
Le dossier d’Élise conserve la trace de son opposition commerciale sans exiger la suppression des documents de prise en charge légalement conservés. Si elle s’oppose aussi à la copie de son ordonnance papier, le magasin examine cette demande au titre de D4362-12, applicable à la délivrance décrite, et traite la copie concernée. Ce second choix ne doit pas être déduit automatiquement du premier : refuser la publicité et s’opposer à une copie sont deux demandes différentes.
Conserver l’ordonnance selon la situation prévue
La règle « conserver tant que c’est utile » est insuffisante lorsqu’un texte prévoit un régime particulier. Le Code de la santé publique distingue notamment les cas suivants :
| Document | Règle de conservation à appliquer |
|---|---|
| Ordonnance de verres correcteurs, en l’absence de prescription électronique | Copie jusqu’à l’expiration de sa validité, sauf opposition du patient, selon D4362-12 |
| Ordonnance modifiée lors d’une adaptation de lentilles, sans prescription électronique | Copie jusqu’à l’expiration de sa validité, selon D4362-11-1 III |
| Ordonnance modifiée lors d’une adaptation de verres, sans prescription électronique | Copie jusqu’à l’expiration de sa validité, selon D4362-12-1 III |
| Réponse écrite du prescripteur sollicitée pour une première adaptation | Conservation jusqu’à l’expiration de la validité de l’ordonnance, dans les cas des D4362-11-1 I et D4362-12-1 I |
La possibilité d’opposition expressément prévue par D4362-12 ne doit pas être transposée sans examen aux autres hypothèses. L’original reste conservé par le patient. CSP, D4362-11-1, D4362-12 et D4362-12-1.
Pour les verres correcteurs, D4362-12 fixe la validité de l’ordonnance médicale à un an avant 16 ans, cinq ans de 16 à 42 ans et trois ans au-delà ; l’ordonnance orthoptique est valable deux ans. Ne réutilisez pas ces durées pour toutes les prescriptions de lentilles, soumises à leurs règles propres.
À l’échéance, examinez séparément les éventuels besoins de preuve, les litiges en cours et les obligations documentaires. Un archivage supplémentaire doit avoir une justification et des accès restreints. La durée de dix ans des documents comptables et pièces justificatives relevant de l’Art. L123-22 du Code de commerce n’autorise pas à conserver indistinctement tout le dossier optique pendant dix ans. C. commerce, L123-22.
Maîtriser les échanges d’ordonnances et de tiers payant
Avant un envoi, vérifiez l’identité et l’habilitation du destinataire, puis sélectionnez les informations nécessaires. L’organisme complémentaire ou son opérateur ne doit pas recevoir par défaut l’ensemble de l’historique visuel. Le rôle et les obligations de ces organismes sont détaillés dans notre guide RGPD des mutuelles.
Les dispositions encadrant certaines adaptations imposent une messagerie sécurisée ou un moyen garantissant la confidentialité des échanges avec le prescripteur. Un nom de fichier discret ne protège pas le contenu d’une ordonnance. CSP, D4362-11-1 I et II, D4362-12-1 I et II.
La fiche d’envoi d’une ordonnance par un opticien donne une procédure utilisable au comptoir et lors des transmissions. Appliquez la même logique au dépôt en ligne : espace protégé, autorisation vérifiée pour chaque document, accès de support maîtrisé et suppression des copies inutiles.
Vérifier l’hébergement et les droits d’accès
Lorsque l’hébergement numérique entre dans le champ de l’Art. L1111-8 I du CSP — données de santé recueillies notamment pour la prévention, le diagnostic ou les soins, hébergées pour le compte des personnes visées — le II impose un certificat de conformité à l’hébergeur. Ce n’est pas une option à choisir selon la taille du magasin. CSP, L1111-8 I et II.
Demandez le certificat, son périmètre et les acteurs couvrant effectivement l’hébergement de la solution, y compris les sauvegardes concernées. Le certificat d’un fournisseur d’infrastructure ne démontre pas, à lui seul, que toute la chaîne de service respecte ses obligations. Examinez aussi le contrat, les lieux de stockage, les accès et la restitution.
Les mesures de sécurité dépendent du risque selon l’Art. 32(1). Organisez des comptes nominatifs, des habilitations par fonction, la traçabilité utile et le retrait des accès. L’accueil et la caisse ne doivent pas disposer automatiquement du même historique que le professionnel chargé de la prise en charge. Notre méthode d’audit d’un prestataire et de ses preuves manquantes permet de consigner les écarts restant à résoudre.
Relances : vérifier le contenu, le canal et les données
Un message nécessaire au suivi et une promotion commerciale ne poursuivent pas la même finalité. Examinez le message complet : l’ajout d’une offre commerciale peut changer sa qualification.
Pour la prospection électronique auprès des particuliers, le consentement préalable est le principe. L’exception visant les clients suppose notamment des coordonnées recueillies auprès d’eux lors d’une vente ou prestation, des produits ou services analogues fournis par la même personne et une opposition simple proposée dès la collecte puis à chaque envoi. Être « déjà client » ne suffit pas. CPCE, L34-5, alinéas 1 et 4.
Cette exception de canal n’autorise pas, à elle seule, un ciblage fondé sur la correction ou une pathologie. L’Art. 9 reste applicable aux données de santé utilisées pour la campagne. Séparez les préférences commerciales du dossier de prise en charge et documentez les critères réellement exportés.
Ce qu’il faut retenir
- Données de santé : vérifiez à la fois l’Art. 6 et une exception de l’Art. 9.
- Les règles de copie d’ordonnance varient selon la délivrance et l’adaptation.
- Le tiers payant ne justifie pas la transmission de tout l’historique.
- Vérifiez le périmètre HDS et les accès de toute la chaîne d’hébergement.
- L’exception de prospection auprès des clients ne dispense pas de protéger les données de santé.
FAQ
Faut-il faire signer un consentement RGPD pour délivrer des lunettes ?
Pas systématiquement. Les traitements nécessaires à la prise en charge peuvent relever de bases et exceptions autres que le consentement. L’information du patient reste nécessaire ; les usages commerciaux doivent être examinés séparément.
L’ordonnance doit-elle être supprimée dès la vente ?
Non, certaines dispositions imposent ou organisent une conservation jusqu’à l’expiration de sa validité. Identifiez le cas précis, notamment l’existence d’une prescription électronique et d’une adaptation.
Un magasin indépendant doit-il désigner un DPO ?
La réponse dépend des critères de l’Art. 37(1), dont le traitement à grande échelle de données de santé au titre des activités de base. Il faut examiner l’organisation réelle et, le cas échéant, le réseau, sans inventer un seuil de chiffre d’affaires ou de magasins.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.