RGPD auto-école : dossiers, livret et géolocalisation

Le dossier d’un candidat réunit des pièces d’identité, un numéro NEPH, des évaluations et parfois un avis médical. Le logiciel peut faciliter le suivi, mais l’auto-école doit décider qui voit chaque information, ce qu’elle transmet et ce qu’elle garde après la formation.

Une fiche de contrôle du dossier candidat

Le principe de minimisation de l’Art. 5(1)(c) impose d’adapter les champs au besoin. Il n’autorise pas à demander à tous les candidats toutes les pièces susceptibles d’être nécessaires à l’un d’eux. RGPD, Art. 5(1)(b) et 5(1)(c).

France Titres, NEPH et mandat : distinguer les démarches

L’inscription peut être réalisée par le candidat ou, à sa demande, par l’auto-école. Les pièces varient selon sa situation ; l’avis médical n’est exigé que dans les cas concernés. L’attestation d’inscription comporte le numéro d’enregistrement préfectoral harmonisé, ou NEPH. Service Public, inscription au permis B.

Définissez précisément la démarche confiée et son mode de validation. Le dépôt pour obtenir un NEPH, la réservation d’une épreuve et la demande de fabrication du titre sont des opérations distinctes. Un mandat ne doit pas être présenté comme une autorisation illimitée d’utiliser les données du candidat.

Le mandat administratif ne fait pas non plus du candidat un responsable de traitement qui sous-traiterait son dossier à l’auto-école. Celle-ci doit qualifier ses propres activités et les transmissions à l’administration. L’Art. 6(1)(c) ne s’applique que si une obligation pertinente incombe à l’acteur pour l’opération visée ; la simple présence d’une téléprocédure ne fonde pas tous les usages du dossier.

Pour chaque pièce, conservez le motif de collecte, les destinataires et l’événement mettant fin à son utilité. Ne supprimez pas automatiquement un justificatif à la seconde où le dépôt est effectué si une correction ou une obligation documentée reste à traiter. À l’inverse, une démarche terminée ne justifie pas des copies dans les messageries et téléchargements de tous les collaborateurs.

Livret numérique et commentaires pédagogiques

Le cadre du livret a évolué avec l’arrêté du 19 décembre 2023. Pour la catégorie B, son Art. 5 modifie l’arrêté du 29 juillet 2013 : accès à un livret numérique et capacité de transmission automatisée des données prévues par l’Art. L211-2 du Code de la route. Le dispositif comporte des dispositions transitoires ; il ne faut pas présenter le papier et le numérique comme un libre choix général pour les nouveaux dossiers. Arrêté du 19 décembre 2023, Art. 5 et 11.

Vérifiez les champs transmis, les accès du candidat, la récupération en cas de perte d’accès et la restitution lors d’un changement d’outil ou d’établissement. Un bouton d’export ne suffit pas si les pièces utiles ou l’historique pédagogique restent illisibles.

Les observations doivent décrire la progression et les difficultés utiles à l’enseignement. Évitez les jugements sur le caractère, la famille ou une pathologie supposée. Le guide sur les commentaires et zones de texte libre aide à rédiger des consignes aux moniteurs.

Le planning partagé en auto-école demande une vérification séparée : un moniteur a besoin des leçons qui lui sont attribuées, sans nécessairement voir les impayés ou les pièces d’identité de tous les élèves.

Mineurs et santé : aucune autorisation globale

L’intervention du représentant légal pour l’inscription ou une formalité doit être distinguée de la base RGPD. Les traitements nécessaires à la formation ou à une obligation ne reposent pas automatiquement sur un consentement parental. L’Art. 8 vise spécifiquement certains services de la société de l’information proposés directement à un enfant lorsque le traitement repose sur le consentement. RGPD, Art. 6 et 8.

Informez le jeune avec des termes compréhensibles et précisez la place du représentant légal dans les accès. Une autorisation de formation ne vaut pas accord à la publication d’une photographie de réussite ni à toute prospection ultérieure.

Un avis d’aptitude peut révéler la santé, même sans diagnostic. Il faut identifier une base de l’Art. 6 et une exception réellement applicable de l’Art. 9(2), limiter les copies et restreindre les accès. L’auto-école ne peut pas emprunter automatiquement l’exception de soins du médecin. Une case de consentement ne répare pas une collecte injustifiée. RGPD, Art. 9(1)–9(3).

Géolocalisation : justifier le besoin avant l’activation

Le GPS peut renseigner à la fois sur le moniteur et le candidat. Décrivez l’objectif précis et les alternatives : planning, validation d’une leçon ou compteur kilométrique peuvent répondre à certains besoins sans conserver les itinéraires.

La CNIL écarte la surveillance permanente des salariés et la collecte hors temps de travail. Le suivi du temps de travail par géolocalisation n’est admis qu’à titre accessoire lorsqu’un autre moyen ne permet pas le contrôle. Sa fiche, indiquée comme en cours de mise à jour, retient des durées différentes selon la finalité : deux mois en principe, certains usages de tournée ou de preuve jusqu’à un an, suivi licite du temps de travail jusqu’à cinq ans. Ces repères n’autorisent pas à conserver cinq ans les trajets complets par défaut. CNIL, géolocalisation des salariés.

Informez préalablement les salariés conformément à l’Art. L1222-4 et examinez la consultation du CSE applicable, notamment l’Art. L2312-38 dans les entreprises d’au moins cinquante salariés. C. travail, L1222-4 et L2312-38.

Documentez la décision dans votre analyse de la géolocalisation des véhicules. Le fait qu’une option soit incluse dans le logiciel n’en démontre pas la nécessité.

Prévoir la fin de formation et le changement d’outil

Un calendrier exploitable comporte, pour chaque document, un événement de départ, une durée, un éventuel archivage de preuve et un responsable de suppression. Séparez la disponibilité du livret, les pièces du dépôt, les documents de facturation et les données commerciales. Les documents comptables et pièces justificatives relevant de L123-22 se conservent dix ans ; cette obligation ne couvre pas tout le dossier pédagogique. C. commerce, L123-22.

En cas d’abandon, ne laissez pas le dossier actif sans réexamen. En cas de litige, isolez les éléments utiles pendant la durée justifiée. Lors d’un changement d’éditeur, vérifiez la récupération, l’effacement des copies et les sauvegardes selon le contrat.

Appliquez l’Art. 28 aux fournisseurs réellement sous-traitants ; un prestataire de paiement ou une administration peut avoir ses propres finalités. Notre méthode d’audit des preuves du prestataire permet de consigner les engagements et les points non démontrés.

Ce qu’il faut retenir

• Les pièces et les accès se définissent selon la démarche et le rôle de chacun.
• Mandat administratif et base légale RGPD sont distincts.
• Les règles du livret numérique doivent être intégrées au choix du logiciel.
• Mineurs et avis médicaux ne se traitent pas avec une autorisation globale.
• Les trajets GPS, pièces administratives et archives comptables ont des calendriers différents.

FAQ

Peut-on supprimer toutes les pièces dès le dépôt du dossier ?

Il faut d’abord vérifier les suites de la démarche, les obligations et les besoins de preuve pertinents. Les copies inutiles doivent être retirées, mais une règle uniforme ne remplace pas l’examen document par document.

Les parents doivent-ils consentir à tous les traitements ?

Non. La représentation du mineur pour l’inscription et le consentement RGPD répondent à des règles distinctes. Identifiez la base de chaque usage et fournissez une information adaptée au candidat.

Le logiciel peut-il conserver tous les trajets pour prouver les heures ?

Pas par défaut. Il faut démontrer la nécessité du dispositif, examiner les moyens moins intrusifs et limiter les données et la durée. Le planning et la validation des leçons doivent faire partie de cette analyse.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.