Réutilisation statistique : cadrer le dossier RGPD
Réutilisation statistique : qualifier le projet, documenter sa licéité et limiter les données avant de produire des résultats anonymes.
Une PME souhaite réutiliser ses dossiers clients pour mesurer les délais de traitement. Le projet peut produire une statistique utile sans nécessiter les noms, les pièces justificatives et l’historique détaillé de chaque personne. La première étape consiste à définir précisément le résultat attendu.
Vérifier qu’il s’agit bien d’une finalité statistique
Le considérant 162 du RGPD vise la production de résultats agrégés et précise que les données ou résultats statistiques ne doivent pas servir à appuyer des mesures ou décisions concernant une personne en particulier. Un tableau qui attribue un score à chaque client pour modifier son contrat ne devient donc pas statistique parce qu’il comporte une moyenne. Consultez le règlement et son considérant 162.
Écrivez une phrase décrivant la sortie : « mesurer le délai mensuel entre réception et clôture d’une demande, par catégorie de service ». Ajoutez ce qui en sera fait : réorganiser une équipe, adapter un formulaire ou dimensionner un service. Si l’usage prévu inclut une décision individuelle, examinez ce volet séparément dans le dossier de changement de finalité.
Documenter la licéité et les garanties
L’Art. 5(1)(b) prévoit qu’une réutilisation à des fins statistiques n’est pas considérée comme incompatible avec les finalités initiales lorsqu’elle respecte l’Art. 89(1). Cela ne constitue pas une autorisation générale : le traitement doit rester licite, respecter les principes applicables et, pour des données sensibles, les conditions de l’Art. 9.
L’Art. 89(1) du RGPD exige des garanties appropriées, notamment la minimisation. Il prévoit la pseudonymisation lorsque celle-ci permet d’atteindre les objectifs et demande de procéder sans identification lorsqu’il est possible de réaliser la finalité ainsi. Le dossier doit donc expliquer pourquoi chaque donnée personnelle restante est nécessaire.
Une conservation plus longue à des fins statistiques, envisagée par l’Art. 5(1)(e), reste soumise aux garanties prévues. « Utile pour les statistiques » ne justifie pas un entrepôt nominatif sans échéance. Prévoyez la durée des données sources, celle du jeu de travail et le sort des résultats.
Utiliser une fiche de lancement statistique
| Rubrique | Exemple hypothétique pour les délais de service | Décision à consigner |
|---|---|---|
| Question étudiée | Combien de demandes dépassent le délai cible ? | Indicateur et période d’observation |
| Données sources | Dates d’ouverture et de clôture, type de service | Exclure noms et commentaires libres inutiles |
| Rapprochement | Éviter de compter deux fois une même demande | Justifier un identifiant temporaire si nécessaire |
| Variables de sortie | Mois, service, tranches de délai | Limiter la finesse des catégories |
| Accès | Analyste désigné puis lecteurs des résultats | Séparer sources et diffusion |
| Contrôle d’anonymat | Groupes très petits ou cas exceptionnels | Fusionner, masquer ou retirer les cellules à risque |
| Fin du projet | Agrégats utilisables sans jeu nominatif | Détruire les copies de travail selon l’échéance retenue |
Ne transmettez pas l’intégralité du dossier au seul motif que le prestataire saura faire le tri. Préparez l’extraction minimale en amont et encadrez les accès. Une table de correspondance pseudonymisée doit être séparée du jeu d’analyse lorsqu’elle reste nécessaire.
Contrôler la sortie avant de la partager
Un résultat n’est pas anonyme uniquement parce que les noms ont disparu. Une catégorie rare, un montant exceptionnel ou le croisement avec un tableau déjà public peut permettre une identification. Le guide sur les tableaux de bord à petits effectifs propose une revue des cellules et des possibilités de rapprochement.
Organisez deux validations : l’analyste vérifie la pertinence du calcul ; la personne chargée de la conformité vérifie les risques de divulgation et les usages autorisés. Cette séparation est une mesure pratique, à adapter aux ressources disponibles. Conservez la version diffusée et les limites d’interprétation, sans archiver automatiquement toutes les données sources.
Ne pas supprimer les droits par une mention « statistiques »
L’Art. 89(2) permet au droit de l’Union ou d’un État membre de prévoir certaines dérogations aux droits, sous conditions. Il ne permet pas à chaque organisme d’inventer sa propre exemption. Tant que les données restent personnelles, le traitement des demandes doit partir des droits applicables et du texte précis éventuellement invoqué.
Informez les personnes de façon cohérente avec la réutilisation, en tenant compte des Art. 13(3) ou 14(4) et des exceptions réellement applicables. La qualification statistique, la base juridique, l’information et l’anonymisation sont des questions distinctes.
Ce qu’il faut retenir
- Définissez les résultats et leur usage avant de choisir les données.
- Le régime statistique ne couvre pas automatiquement une décision individuelle.
- Documentez la licéité, les garanties de l’Art. 89(1) et les durées.
- Vérifiez l’anonymat des sorties et ne créez pas de dérogation interne aux droits.
FAQ
Une moyenne suffit-elle à rendre les données anonymes ?
Non. Un résultat peut révéler une personne si le groupe est trop petit ou si d’autres informations permettent un rapprochement.
Peut-on tout conserver pour des statistiques futures ?
La finalité doit être définie et la conservation justifiée. Le RGPD ne donne pas de permission générale de garder indéfiniment des dossiers complets pour un usage éventuel.
L’Art. 89 est-il une base légale autonome ?
Il fixe des garanties et encadre certaines dérogations. Il ne dispense pas d’identifier le fondement de licéité du traitement et les autres conditions applicables.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.