Prospect B2B parti : que faire de sa fiche CRM ?
Prospect B2B parti : mettez à jour le CRM sans transférer son consentement ni ses notes au remplaçant, avec une procédure de tri des informations.
Un email automatique annonce que votre interlocuteur a quitté l’entreprise et donne le nom de son remplaçant. Remplacer le prénom sur la fiche existante semble pratique ; cette opération peut pourtant attribuer à une autre personne des échanges, des appréciations et des choix qu’elle n’a jamais faits.
Distinguer la relation avec l’entreprise et la personne
L’entreprise prospectée peut rester la même alors que l’interlocuteur change. Conservez séparément l’opportunité commerciale et les coordonnées de chaque personne. L’Art. 5(1)(d) du RGPD impose des données exactes : principes applicables.
La fiche du successeur doit indiquer sa source et le contexte de sa désignation. Ne recopiez pas un consentement du prédécesseur. En B2B, la prospection professionnelle peut suivre le régime exposé par la CNIL, avec notamment pertinence professionnelle, information et opposition ; ce régime ne rend pas tout héritage d’historique nécessaire.
La matrice de tri proposée
| Information existante | Traitement à examiner |
|---|---|
| Besoin de l’entreprise et avancement du projet | Maintenir dans l’opportunité si encore pertinent |
| Email et fonction de la personne partie | Mettre à jour, bloquer les campagnes devenues inadaptées |
| Accord personnel à une newsletter | Ne pas l’attribuer au successeur |
| Notes sur la disponibilité ou les préférences personnelles | Réévaluer leur nécessité et éviter la copie automatique |
| Opposition exprimée par l’ancien contact | Conserver sa portée sans la transformer en accord du nouveau |
| Contrat ou échange probatoire nécessaire | Garder séparément selon sa finalité et sa durée |
Le guide du CRM conforme permet d’articuler ces usages plutôt que d’accumuler toutes les données sur une fiche unique.
Préparer le premier contact avec le remplaçant
Indiquez simplement le contexte : l’entreprise a annoncé qu’il reprenait le dossier, ou une autre source l’a identifié. Répondez au besoin professionnel pertinent sans transférer des informations personnelles inutiles sur le prédécesseur.
Si les données sont obtenues indirectement, examinez les Art. 14(1), 14(2) et 14(3) du RGPD : texte sur l’information. L’information doit notamment permettre de comprendre la source et l’usage. Notre guide de la prospection commerciale complète ce cadre.
Stopper les automatismes devenus trompeurs
Recherchez les séquences adressées à l’ancien contact, les rappels automatiques et les listes de newsletter. Une boîte email réattribuée peut recevoir les messages destinés au titulaire précédent. Suspendez les envois inadaptés et vérifiez les intégrations qui pourraient rétablir l’ancienne fonction.
Définissez le sort des données de la personne partie : suppression des éléments inutiles, maintien restreint de ceux encore justifiés et conservation séparée des restrictions pertinentes. Le départ ne crée ni une obligation de tout effacer immédiatement ni un droit de tout garder indéfiniment.
La traçabilité des champs enrichis aide à repérer les fonctions et coordonnées professionnelles devenues anciennes.
Ce qu’il faut retenir
- L’opportunité commerciale et le contact physique doivent rester distincts.
- Ne transférez ni consentement ni appréciations personnelles au remplaçant.
- Vérifiez les séquences et les adresses réattribuées.
FAQ
Une adresse professionnelle générique règle-t-elle tous les problèmes ?
Elle peut désigner une personne morale, mais les échanges et notes peuvent toujours identifier des personnes. Examinez les données effectivement conservées et diffusées.
Peut-on contacter la personne partie chez son nouvel employeur ?
Ce nouveau contexte doit être analysé séparément, notamment pour la pertinence professionnelle et l’information. Son ancienne fonction ne justifie pas automatiquement les mêmes sollicitations.
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Thiébaut Devergranne est docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données personnelles.