SIRH : migrer les dossiers sans tout transférer
Migration SIRH : choisissez les dossiers à reprendre, rapprochez contrats, paie et compteurs, puis contrôlez les accès avant la bascule.
Changer de SIRH ne consiste pas à importer tous les fichiers de l’ancien outil. La nouvelle application doit permettre de payer, déclarer et gérer correctement les salariés. Elle n’a pas nécessairement besoin des candidatures écartées, des doublons et de chaque export produit depuis l’ouverture du compte.
Définir le périmètre métier de la reprise
L’article 5(1)(c) du RGPD impose de limiter les données à ce qui est nécessaire, et l’article 5(1)(d) impose leur exactitude. Une migration constitue un moment utile pour vérifier ce qui doit alimenter les processus actifs. Elle ne justifie ni l’importation indistincte ni la destruction de documents encore nécessaires. Source : RGPD, article 5(1).
Distinguez trois destinations : dossier actif dans le nouveau SIRH, archive séparée avec accès défini, suppression lorsque la conservation n’est plus justifiée. Décidez par catégorie et situation, pas seulement par ancienneté du fichier.
Construire une table de reprise RH
| Ensemble | Vérification avant transfert |
|---|---|
| Identité et contrat | Salarié correctement rattaché, contrat et avenants de référence identifiés |
| Affectation | Établissement, équipe et responsable actuels |
| Rémunération | Paramétrages conformes aux décisions et à la convention retenue |
| Temps et congés | Compteurs rapprochés des droits et opérations, pas seulement d’un solde exporté |
| Paie et déclarations | Historique nécessaire, références et anomalies encore ouvertes |
| Documents remis | Version et preuve de remise conservées lorsqu’elles restent nécessaires |
| Dossiers sortants | Destination et accès après le départ du salarié |
Ajoutez un responsable de validation pour chaque ligne. La personne chargée d’importer le fichier ne peut pas toujours confirmer le sens juridique d’un compteur ou d’une classification.
Rapprocher les données avant la bascule
Choisissez des dossiers représentatifs : entrée récente, changement de temps de travail, absence en cours, salarié sorti avec correction ouverte. Comparez les résultats utiles dans les deux outils. Une égalité du nombre de lignes importées ne prouve pas l’exactitude des droits.
Pour chaque écart, conservez la donnée source, la règle de conversion et la décision validée. Ne corrigez pas silencieusement une incohérence dont l’origine reste inconnue. Le suivi des anomalies DSN doit survivre au changement de logiciel.
Reprendre les droits d’accès selon la nouvelle organisation
Le groupe « responsables » de l’ancien outil peut réunir des profils très différents. Vérifiez dans la cible ce que chaque rôle permet de lire, exporter et modifier. La CNIL recommande de limiter les habilitations aux besoins des fonctions et de supprimer les droits devenus inutiles. Source : sécurité des habilitations.
Refaites donc la matrice du dossier salarié dans la cible. Contrôlez également les comptes de l’intégrateur, les accès temporaires de reprise et les fichiers déposés dans les espaces intermédiaires.
Clôturer l’ancien outil sans perdre les obligations restantes
Prévoyez une date de bascule, une procédure en cas d’échec et un responsable autorisant la clôture. Avant de fermer l’ancien compte, vérifiez les restitutions prévues, les archives nécessaires et la possibilité de retrouver les preuves utiles.
Les durées RH ne sont pas uniformes. Le référentiel de la CNIL distingue les durées issues de textes et les recommandations ; il aide à construire une politique par catégorie. Source : référentiel des durées de conservation RH.
Pour les aspects techniques de dates et de purge, appliquez le guide de migration des échéances de conservation. La date d’importation ne doit pas remplacer sans analyse l’événement qui déclenche une durée. Si la paie est confiée à un cabinet, intégrez ces contrôles à la réversibilité de sa mission.
Lorsque la migration accompagne une cession d’entreprise et un transfert de dossiers RH, vérifiez d’abord le périmètre juridique de l’opération. Le paramétrage du nouveau SIRH doit suivre les décisions prises sur les contrats et les destinataires.
Ce qu’il faut retenir
- Décidez quelles données alimentent le dossier actif et lesquelles restent en archive.
- Rapprochez les effets métier : contrats, paie, compteurs et déclarations.
- Revalidez les accès dans le nouvel outil.
- Fermez l’ancien environnement seulement après contrôle des restitutions et des dossiers ouverts.
FAQ
Faut-il transférer toutes les anciennes pièces jointes ?
Non par principe. Examinez leur utilité, leur durée de conservation et la destination appropriée. Certaines pièces doivent rester disponibles sans intégrer le dossier actif.
Un import sans erreur technique suffit-il ?
Il prouve seulement une partie du transfert. Il faut vérifier la signification et les effets des données importées sur les opérations RH.
Peut-on conserver l’ancien abonnement indéfiniment par précaution ?
Définissez une nécessité et une durée. Le maintien d’un compte ne remplace pas une politique d’archive ni la maîtrise des habilitations.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.