Copropriété : transmettre les dossiers au nouveau syndic
Changement de syndic : préparez les archives, sécurisez la remise et fermez les anciens accès sans perdre les pièces du syndicat.
Changer de syndic suppose de transmettre les documents utiles à la copropriété et de reprendre la maîtrise des outils numériques. Une remise de cartons accompagnée d’un accès général à l’ancien logiciel laisse deux difficultés : des pièces peuvent manquer et l’ancien prestataire peut encore consulter les dossiers courants.
Respecter la remise prévue par la loi
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose plusieurs échéances à compter de la cessation des fonctions : quinze jours pour la situation de trésorerie, les références bancaires et les coordonnées de la banque ; un mois pour les documents et archives, y compris les documents dématérialisés concernés dans un format téléchargeable et imprimable. Si un prestataire spécialisé conserve les archives, il doit être informé du changement et des coordonnées du nouveau syndic dans ce même délai d’un mois. Le texte prévoit ensuite deux mois suivant l’expiration de ce délai pour les comptes apurés et clôturés. Source : article 18-2, version en vigueur depuis le 11 avril 2024.
La protection des données ne constitue pas un motif général de refus de cette remise. Elle encadre son périmètre, ses destinataires et sa sécurité. L’Art. 32(1) du RGPD demande des mesures adaptées aux risques, notamment pour la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité. Source : RGPD, chapitre IV.
Construire un bordereau par ensemble documentaire
Le bordereau doit identifier ce qui est effectivement remis, ce qui demeure attendu et ce qui nécessite une opération complémentaire. Évitez une signature globale « toutes archives reçues » si aucun rapprochement n’a été réalisé.
| Ensemble | Vérification à inscrire | Suite éventuelle |
|---|---|---|
| Archives de la copropriété | Période, classement, quantité ou index | Liste des manquants |
| Documents numériques | Format, lisibilité, pièces jointes | Nouvel export si illisible |
| Dossiers en cours | Référence, échéance, interlocuteur utile | Reprise de la gestion |
| Services hébergés | Titulaire du contrat, administrateur, modalités de reprise | Changement de compte ou migration |
| Archives externalisées | Prestataire et coordonnées de reprise | Accusé de réception de l’information |
Ne transmettez pas, dans le même export, les dossiers d’autres copropriétés gérées par l’ancien syndic. Contrôlez également les commentaires internes et pièces annexes : un export technique peut dépasser les archives du syndicat concerné.
Vérifier le destinataire et le canal
Avant l’envoi, confirmez l’identité du nouveau syndic et de l’interlocuteur habilité. Une adresse figurant dans un message transféré ne suffit pas à sécuriser la remise de milliers de documents. Utilisez des coordonnées vérifiées et attribuez un accès nominatif.
Pour une remise dématérialisée, un dépôt protégé permet de tracer la mise à disposition et le téléchargement. Notre méthode sur les liens de partage documentaire aide à choisir les restrictions. Un accusé de téléchargement ne prouve toutefois ni la complétude ni la lisibilité de l’archive : ces vérifications restent distinctes.
Exemple hypothétique. Le nouveau syndic reçoit un fichier contenant les appels de fonds, mais les annexes sont des liens vers l’ancien extranet. Le bordereau mentionne les documents indisponibles et demande un export autonome. La remise d’une liste de liens ne résout pas la perte prochaine des accès.
Fermer les anciens accès sans détruire les preuves
Inventoriez les comptes de l’extranet, les délégations, les accès du gestionnaire d’archives et les intégrations. La reprise d’un service nécessite des comptes administrateurs maîtrisés ; le partage permanent du mot de passe de l’ancien gestionnaire n’est pas une passation satisfaisante.
La fermeture des accès courants n’entraîne pas la destruction immédiate de toute copie détenue par l’ancien syndic. Distinguez les données à restituer, les copies opérationnelles devenues inutiles et les éléments conservés pour une obligation ou un besoin de preuve justifié. Appliquez à ces derniers un archivage restreint, avec échéance et motif documentés, conformément à l’Art. 5(1)(e). Source : RGPD, chapitre II.
Le guide RGPD du syndic de copropriété complète cette organisation. Pour les historiques à migrer, utilisez une méthode de reprise des durées de conservation afin de ne pas remettre artificiellement toutes les dates à zéro.
Ce qu’il faut retenir
- Respectez les échéances légales de remise avec un inventaire précis.
- Vérifiez les pièces et leur autonomie technique avant de clore la passation.
- Reprenez les accès numériques et justifiez séparément les copies résiduelles.
FAQ
Le RGPD permet-il de retenir les archives ?
Il ne neutralise pas l’obligation de remise de l’article 18-2. Les archives doivent être transmises au destinataire habilité dans des conditions appropriées.
Un accès temporaire à l’ancien extranet suffit-il ?
Il faut vérifier la remise effective des documents dans les formats prévus. Un accès qui disparaît sans permettre une reprise complète laisse la passation inachevée.
Faut-il effacer toutes les copies chez l’ancien syndic ?
Les copies opérationnelles inutiles doivent être traitées, mais certaines conservations peuvent rester justifiées. Elles doivent avoir un périmètre, un accès et une durée propres.
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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.