Médecin : fermer le cabinet et conserver les dossiers

La fermeture d’un cabinet médical ne met pas fin au besoin d’accéder aux dossiers. Des patients poursuivent leurs soins ailleurs, d’autres demanderont une copie plusieurs années plus tard. Le plan de cessation doit donc prévoir un détenteur identifiable, des archives lisibles et un canal de réponse qui survivra au dernier rendez-vous.

Intégrer la règle de conservation modifiée en 2026

Depuis le 30 juillet 2026, l’Art. R. 4127-45 prévoit la conservation des dossiers médicaux sous la responsabilité du médecin pendant les mêmes durées que celles de l’Art. R. 1112-7, ou celles résultant de dispositions spécifiques aux structures où il exerce. Ce renvoi figure dans la nouvelle rédaction issue de l’article 19 du décret n° 2026-691. Il ne faut donc plus présenter l’alignement du cabinet libéral comme une simple recommandation ordinale. Source : décret du 27 juillet 2026, Art. 19.

L’Art. R. 1112-7 prévoit notamment vingt ans après le dernier séjour ou la dernière consultation externe, un prolongement jusqu’au vingt-huitième anniversaire lorsque nécessaire, des règles en cas de décès et la suspension des délais lors de certains recours. La fermeture ne remplace pas ces événements de départ par une date unique. Source : Code de la santé publique, Art. R. 1112-7.

Ce guide vise le médecin cessant son activité libérale. Le médecin salarié qui quitte une structure ne doit pas appliquer ce plan comme une autorisation d’emporter ses dossiers : l’organisation de conservation relève du cadre de son exercice.

Informer les patients et préserver leur choix

Le Conseil national de l’Ordre rappelle l’importance d’informer les patients et le conseil départemental de la cessation. Il recommande aussi de maintenir des coordonnées permettant de retrouver le médecin détenteur des dossiers. Source : CNOM, cessation d’activité.

L’existence d’un successeur ne signifie pas que tous les patients l’ont choisi. Le CNOM précise que la transmission des dossiers ne peut être automatique et que les patients peuvent désigner un autre médecin. Source : CNOM, dossier du patient, partie cessation.

Préparez un message pratique : date de cessation, moyens de demander les informations utiles, modalités pour indiquer le médecin choisi et contact après fermeture. Évitez d’y joindre des pièces médicales sans demande ou circuit approprié.

Construire un inventaire qui permette encore de répondre

La protection prévue par l’Art. 32(1) du RGPD comprend confidentialité, intégrité et disponibilité. Un disque chiffré dont personne ne pourra retrouver la clé ne constitue pas une solution durable. Source : RGPD, chapitre IV.

Le guide RGPD du cabinet médical complète les responsabilités. Le plan de fermeture doit préciser qui pourra exécuter les opérations après le départ, sans confier un accès général à une personne non habilitée.

Sortir du logiciel avant de résilier

Demandez un export comprenant les pièces jointes, leur rattachement et les éléments permettant de retrouver un patient. Vérifiez la lecture de plusieurs dossiers représentatifs, notamment ceux contenant imagerie, documents importés ou historique ancien. Ne vous contentez pas du message « export terminé ».

Exemple hypothétique. Un médecin prévoit de résilier son abonnement le dernier jour d’activité. Un premier export ne contient que les notes de consultation, sans les courriers numérisés. Le contrôle réalisé avant résiliation permet de compléter l’archive et de documenter la reprise.

Le protocole de transmission à un confrère sert ensuite aux remises demandées. Pour une conservation externalisée de données de santé, vérifiez le cadre applicable au prestataire, à l’hébergement et à la confidentialité ; le choix ne se réduit pas au prix du stockage.

Organiser les échéances et la relève

Conservez les événements nécessaires au calcul des durées et les motifs de prolongation. Notre guide sur la migration des échéances de conservation évite de donner à tous les dossiers une nouvelle date de départ lors de l’export.

Prévoyez aussi une interruption imprévue : indisponibilité du médecin, perte d’un accès, fermeture du prestataire. Les personnes chargées de cette continuité doivent connaître la procédure et ses limites. Le conseil départemental est un interlocuteur à associer pour organiser la situation professionnelle, sans supposer qu’il deviendra automatiquement dépositaire des archives.

Ce qu’il faut retenir

• La fermeture ne supprime ni la conservation ni les demandes futures des patients.
• Le renvoi aux durées de l’Art. R. 1112-7 est désormais inscrit dans l’Art. R. 4127-45.
• Vérifiez l’export, les responsabilités et le canal de contact avant résiliation des outils.

FAQ

Peut-on détruire les dossiers en prenant sa retraite ?

Non. La cessation ne constitue pas une échéance générale de destruction. Les durées applicables et leurs exceptions doivent être respectées.

Tous les dossiers reviennent-ils automatiquement au successeur ?

Non. Le choix du patient doit être respecté et les modalités de transmission organisées en conséquence.

Une sauvegarde du logiciel suffit-elle ?

Seulement si elle permet une consultation durable, sûre et exploitable. Un format dépendant d’un abonnement résilié peut rendre les dossiers inaccessibles.

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Thiébaut Devergranne, docteur en droit et fondateur de donneespersonnelles.fr, travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.