CDI écrit : les informations à remettre au salarié
CDI : contrat écrit, informations à remettre, délais de sept jours et un mois. Organisez un dossier employeur clair et traçable.
Un dirigeant pense qu’un CDI à temps plein peut rester oral. Il en déduit qu’aucun document n’est à remettre. Cette conclusion confond la forme du contrat avec l’obligation d’informer individuellement le salarié sur sa relation de travail.
Distinguer contrat et information obligatoire
Le CDI à temps plein n’exige pas systématiquement un contrat écrit, sous réserve notamment de la convention collective et des situations particulières. Le temps partiel obéit à un formalisme spécifique. Dans tous les cas concernés, l’employeur doit remettre les informations essentielles sur la relation de travail. Source : Service Public, conclusion du CDI.
Un contrat écrit correctement rédigé peut porter plusieurs informations. Il faut néanmoins vérifier qu’il couvre toute la liste requise et les autres documents nécessaires, plutôt que considérer sa signature comme une réponse universelle.
Répartir les informations par délai
Les articles R. 1221-34 et R. 1221-35 distinguent deux échéances à compter de l’embauche :
| Au plus tard au septième jour calendaire | Au plus tard sous un mois |
|---|---|
| Identité des parties ; lieux de travail et adresse employeur | Identité de l’entreprise utilisatrice pour le travail temporaire, lorsqu’elle est connue |
| Intitulé, fonctions ou catégorie de l’emploi ; date d’embauche | Formation assurée par l’employeur |
| Terme ou durée du CDD, si ce contrat est utilisé | Congés payés ou modalités de calcul |
| Période d’essai, si elle existe | Procédure de cessation de la relation |
| Rémunération et modalités de paiement | Conventions et accords collectifs applicables |
| Durée du travail et éléments d’organisation requis | Régimes obligatoires et protection complémentaire collective |
La liste s’adapte aux faits : un CDI n’a pas de terme à inventer. Certaines informations peuvent renvoyer aux textes applicables dans les limites de R. 1221-35. Le renvoi doit rester exploitable pour le salarié.
Construire une matrice documentaire
Pour chaque rubrique, indiquez son emplacement exact : paragraphe du contrat, annexe, notice ou document distinct. Ajoutez la version, la date de remise et la preuve conservée. Cette matrice est une méthode de contrôle interne ; aucun logiciel particulier n’est exigé.
Séparez les engagements contractuels des informations communiquées. Une mise à jour d’une notice n’autorise pas à modifier un élément du contrat qui exige l’accord du salarié. La portée du changement doit être analysée avant diffusion.
La clause RGPD dans un contrat de travail poursuit encore un autre objet. Elle ne remplace ni ces informations sociales ni une information complète sur tous les traitements RH.
Prouver la remise et gérer les changements
R. 1221-39 prévoit une remise papier donnant date certaine, ou un envoi électronique avec accès pour le salarié, possibilité d’enregistrement et d’impression, et justificatif de transmission ou réception. R. 1221-40 organise l’information sur les changements, au plus tard à leur prise d’effet, avec une exception pour ceux résultant exclusivement de l’évolution des textes légaux ou conventionnels. Source : Code du travail.
En pratique, archivez le dossier remis plutôt qu’un raccourci vers un intranet modifiable. Vérifiez l’accès d’une personne qui n’a pas encore son compte professionnel.
Relier l’accueil et la protection des données
Insérez cette remise dans le parcours de première embauche. Le manager doit connaître les conditions utiles à l’organisation du travail ; il n’a pas nécessairement besoin de toutes les données de paie ou de protection sociale.
La notice de protection des données des salariés explique, quant à elle, les traitements et destinataires. La distinction rend les deux documents plus compréhensibles et facilite leurs mises à jour séparées.
Ce qu’il faut retenir
- La forme du CDI et l’obligation d’information sont deux questions distinctes.
- Répartissez les informations entre les délais de sept jours et d’un mois.
- Identifiez le document et la preuve de remise pour chaque rubrique.
- Une notice mise à jour ne modifie pas, à elle seule, le contrat.
FAQ
Toutes les informations doivent-elles tenir dans le CDI ?
Non, plusieurs documents peuvent être utilisés. Il faut que l’ensemble soit complet, cohérent, remis dans les délais et conservable par le salarié.
Un intranet suffit-il pour l’envoi électronique ?
Sa seule existence ne démontre pas la remise individuelle. Vérifiez les conditions de R. 1221-39 et conservez un justificatif de transmission ou de réception.
Faut-il attendre le septième jour pour remettre les informations ?
Non : il s’agit d’une limite. Préparer et remettre le dossier à l’accueil simplifie le suivi, sous réserve que les informations soient exactes.
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À propos de l’auteur. Thiébaut Devergranne est docteur en droit privé, titulaire du CAPA et fondateur de Legiscope. Il travaille depuis plus de vingt ans sur le droit des technologies et la protection des données.