Les 10 principales erreurs à éviter pour les avocats en matière de RGPD

1. Ne pas prendre en compte le RGPD dans les contrats

Tous les contrats impliquant la collecte et le traitement de données personnelles doivent inclure des clauses relatives au RGPD. Veillez à inclure des dispositions concernant la responsabilité en cas de non-conformité, les obligations de chaque partie et les modalités de coopération en cas de contrôle de l’autorité de protection des données.

2. Ignorer le concept d’« accountability »

Le principe d’« accountability » impose une responsabilité active dans la protection des données. Les avocats doivent s’assurer que leur cabinet et leurs clients mettent en place des politiques, des procédures et des formations pour être en conformité. Pour faciliter ce processus, des outils comme Legiscope permettent d’automatiser ou semi-automatiser certaines tâches liées au RGPD.

3. Ne pas réaliser d’analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)

L’AIPD est une étape clé pour identifier et minimiser les risques liés au traitement des données personnelles. Il est essentiel de réaliser cette analyse pour toutes les opérations de traitement, en particulier celles présentant des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées.

4. Omettre de désigner un délégué à la protection des données (DPO)

Un DPO doit être nommé pour les organisations publiques et celles dont les activités principales impliquent des traitements à grande échelle ou de catégories particulières de données. Pour les autres organisations, il est recommandé de nommer un DPO pour assurer une meilleure conformité au RGPD.

5. Ne pas informer le client de l’utilisation de ses données

Le RGPD prévoit que les utilisateurs doivent être informés de l’utilisation de leurs données personnelles de manière claire et transparente. Il est crucial de rédiger des mentions d’information claires, complètes et accessibles pour chacun des traitements de données.

6. Ne pas mettre en place des mesures de sécurité adéquates

La sécurité des données est fondamentale pour assurer la conformité au RGPD. Il est indispensable de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre les intrusions, les fuites et les vols.

7. Oublier le droit à la portabilité des données

Ce droit permet aux utilisateurs de recevoir leurs données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement. Les avocats doivent s’assurer que leurs clients sont en mesure de répondre à ces demandes.

8. Négliger les risques liés aux transferts de données hors de l’Union européenne

Le RGPD encadre strictement les transferts de données en dehors de l’UE. Il est important de vérifier que les transferts sont conformes aux exigences du RGPD, notamment en s’assurant de l’existence d’un mécanisme de transfert approprié.

9. Ne pas assurer la traçabilité des traitements de données

Il est primordial de tenir un registre des activités de traitement au sein de l’organisation, y compris pour les sous-traitants. Ce registre doit être tenu à jour et mis à disposition de l’autorité de protection des données en cas de contrôle.

10. Ne pas s’adapter à l’évolution de la législation

Le RGPD est un règlement en constante évolution. Il est crucial pour les avocats de se tenir informés des dernières actualités, des décisions des autorités de protection des données et des évolutions jurisprudentielles, afin d’assurer une conformité optimale.

En évitant ces erreurs et en faisant appel à des outils comme Legiscope pour automatiser les processus, les avocats peuvent protéger au mieux les intérêts de leur cabinet et de leurs clients en matière de RGPD.